Om de instellingen van betalingsregelingen te configureren, ga naar 'Admin' → 'Contracten' → 'Betalingsregelingen'. Deze functionaliteit dient samen met een consultant geconfigureerd te worden. In dit artikel wordt toegelicht wat de mogelijkheden zijn om deze functionaliteit te gebruiken.
1. Algemeen
- Nummer:
Elke betalingsregeling heeft een unieke referentie. De opbouw van deze code is standaard geconfigureerd, indien u een andere code wenst, bijvoorbeeld een andere beginletter of cijferreeks, dan kunt u dat hier aanpassen.
- Standaard betaaltermijn:
Hier kan de standaardbetaaltermijn voor de termijnfacturen van de Betalingsregeling worden ingesteld.
- Automatisch goedkeuren betalingsregelingen:
Door het aanzetten van deze optie, kunnen gebruikers die zowel de rol voor het aanmaken als goedkeuren van een betalingsregeling een nieuwe regeling aanmaken en goedkeuren, zonder dat een aparte goedkeuring gegeven moet worden.
2. Facturatie
- Automatisch prolongeren termijnfacturen:
Door het aanzetten van deze optie, worden per factuurperiode automatisch facturen aangemaakt voor alle actieve betalingsregelingen.
- Prolongatiedag:
Hier kunt u instellen op welke dag van de maand de facturen geprolongeerd moeten worden voor de volgende periode.
- Onderwerp geprolongeerd termijnfacturen:
Hier kunt u instellen welke tekst als onderwerp voor de geprolongeerde facturen gebruikt wordt. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals de start- en einddatum van de geprolongeerde periode.
3. Bevestiging voor debiteur
- Bevestiging voor debiteur:
Indien deze functionaliteit wordt aangevinkt, wordt na activeren van de betalingsregeling gevraagd of er een bevestigingsmail aan de debiteur moet worden aangemaakt met een bijbehorende bevestigingsbrief van de betalingsregeling.
- Uitgaand e-mailadres
Hier kunt u het e-mailadres selecteren welke wordt gebruikt voor het verzenden van betalingsregelingen. Om een e-mailadres toe te voegen of te wijzigen, ga naar het onderdeel 'Admin' → 'Koppelingen' → 'E-mail'.
- Onderwerp e-mail:
Hier kunt u het onderwerp van de e-mail wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals de referentie van de betalingsregeling of de naam van de eigenaar.
- Template e-mail:
Hier kunt u het template van de e-mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de e-mail en de tekst die in de e-mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
4. Bevestigingsbrief
- Contracttemplates:
U kunt verschillende templates beheren voor het versturen van de bevestiging aan de debiteur. Bij het activeren van de regeling wordt gevraagd welk template u wilt gebruiken in de communicatie.
- Standaard bestandsnaam gegenereerde documenten
Hier kunt u de de standaard bestandsnaam wijzigen van documenten die gegenereerd worden. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals; de datum van genereren van het document, de naam van het template en het referentienummer van het huurcontract..