In Bloxs kun je met ClearMatch banktransacties die niet automatisch zijn verwerkt door het bestaande afletterproces alsnog laten matchen met de juiste relatie, grootboekrekening, object, eigenaar (bij een derdengeldenrekening) en btw-tarief. ClearMatch leert van verwerkte banktransacties, waardoor het afletterproces na verloop van tijd sneller en nauwkeuriger wordt en uiteindelijk volledig kan worden geautomatiseerd. Hoe je de functie activeert kun je hier vinden.
Voorwaarden
Alle transacties die niet worden herkend door het bestaande afletterproces in Bloxs, komen in aanmerking om via ClearMatch te worden herkend. Transacties die door de gebruiker handmatig zijn toegevoegd (“zelf boeken”) vormen daarbij de basis voor het herkennen van bankmutaties.
Onderstaande restricties gelden voordat ClearMatch op een bankrekening in Bloxs wordt toegepast:
- Transacties waarbij de combinatie van bankrekening en tegenrekening minder dan drie keer is voorgekomen.
- Er moeten bij aanvang minimaal 30 transacties in Bloxs staan voor één specifieke bankrekening.
Na activering wordt de data van de afgelopen twee jaar uit de Bloxs-omgeving gebruikt om ClearMatch te trainen. Als de gebruiker transacties consequent aflettert, herkent ClearMatch dit patroon. Hoe meer transacties op een consequente manier worden geboekt, hoe beter de voorspellingen. Gemiddeld heeft ClearMatch drie maanden aan transactiedata nodig voordat er correcte voorspellingen kunnen worden gedaan.
Inrichting
Bankrekening
Zodra de functie is ingeschakeld, worden transacties pas automatisch geboekt als ClearMatch voor alle voorspelde variabelen een zekerheid van 100% bereikt. Standaard staan na activatie alle zekerheidsdrempels op 100%. Zodra ClearMatch naar tevredenheid functioneert, kun je de drempels per variabele verlagen om de bankverwerking verder te automatiseren. De minimale waarde is 80%. De volgende variabelen kun je instellen:
- Relatie - kan door ClearMatch worden herkend. Vaak wordt deze match ook gevonden via herkenning van de tegenrekening (IBAN) van de relatie in Bloxs.
- Eigenaar - indien het een derdengeldenrekening binnen Bloxs betreft.
- Grootboekrekening
- Object - als in een transactie het object wel wordt herkend maar de eigenaar niet, dan wordt de eigenaar van het object automatisch overgenomen.
Automatisch boeken
Het is mogelijk om transacties automatisch te boeken wanneer ClearMatch alle variabelen boven de ingestelde drempel heeft herkend. Dit stel je in via Admin › Financieel › Banktransacties door 'Banktransacties met automatisch goedgekeurde ClearMatch-voorstellen' in te schakelen. Dit wordt normaliter 2 maanden nadat ClearMatch is geactiveerd aangezet.
Weergave in de bank bij het afletteren
Transacties
Wanneer ClearMatch een voorspelling heeft gedaan, verschijnt naast de transactie een gekleurd pictogram:
- Oranje vierkant: er is een voorspelling gedaan; de gebruiker moet deze beoordelen, eventueel aanpassen en daarna goedkeuren.
- Groen vierkant: De transactie is gecontroleerd en door de gebruiker goedgekeurd.
- Zwart vierkant: De transactie is met hoge zekerheid voorspeld en automatisch afgehandeld. .
Als er een match is gemaakt die beoordeeld moet worden, klik je op 'Match goedkeuren'.
Velden
ClearMatch probeert de velden relatie, eigenaar, grootboekrekening en object te voorspellen. Deze voorspellingen staan los van elkaar: ClearMatch kan bijvoorbeeld zeer zeker zijn over de relatie, maar onzeker over het object. Je bekijkt de details via de knop 'Toon matchinformatie' onder de transactie.
- Groen veld: Clear Match heeft een voorspelling gedaan met een percentage boven de ingestelde zekerheidsdrempel (bijv. ≥ 95%).
- Oranje veld: ClearMatch heeft een voorspelling gedaan onder de drempel, maar boven 80% (bijv. < 95% en ≥ 80%).
- Rood veld: ClearMatch-voorspelling ligt onder 80%. In dat geval wordt geen waarde ingevuld om fouten te voorkomen.
Het is overigens ten allen tijden mogelijk om te filteren op alle geboekte transacties met ClearMatch door bovenaan de filter aan te passen. Indien je verder een uitleg over de inrichting en werking van de functionaliteit is het uiteraard mogelijk om gebruik te maken van het service management.