Om de instellingen van Scan en Herken te configureren, ga naar 'Admin' → 'Koppelingen' → 'Scan en Herken'.
1. Scan en Herken
Door het aanzetten van deze optie, kunt u gebruik maken van 'Scan en Herken'. Door kunstmatige intelligentie, zal voor ieder mail adres die staat ingesteld op inbox type 'Inkoopfacturen' per inkomende e-mail een te behandelen inkoopfactuur aangemaakt worden. Door de kunstmatige intelligentie, zullen de volgende gegevens zo veel mogelijk worden herkend: Factuurdatum, Factuurnummer en KvK-nummer.
Inkomende e-mails met een PDF of een afbeelding in .jpeg, .png, .gif en .bmp in de bijlage zal een te behandelen inkoopfactuur worden aangemaakt. Indien een inkomende e-mail meerdere bijlages heeft, zal het grootste bestand worden toegevoegd aan de te behandelen inkoopfactuur. Voor alle bestanden geldt een minimale bestandsgrootte van 15KB.
2. Algemene instellingen
- E-mailadressen
De e-mailadressen met het inbox type 'Inkoopfacturen' zijn hier weergegeven.
- Meerdere bijlagen verwerken
Door het aanzetten van deze optie, worden er voor ieder bestand in een inkomende e-mail te behandelen inkoopfacturen aangemaakt (minimale bestandsgrootte van 15KB).
- Factuurregels samenvoegen
Door het aanzetten van deze optie, kunnen de factuuregels van een concept inkoopfactuur die via Scan en Herken is aangemaakt, worden samengevoegd tot een factuuregel (per leverancier in te stellen). Bij Btw tarieven worden de factuuregels samengevoegd per btw-tarief. De omschrijving blijft de omschrijving van de eerste factuurregel, als de factuuregels worden samengevoegd.
- Leveranciersvoorkeuren altijd toepassen
Door het aanzetten van deze optie, zal Bloxs bij het verwerken van een inkoopfactuur altijd de Leveranciersvoorkeuren toepassen.
- UBL-voorkeur per leverancier
Door het aanzetten van deze optie, kan per leverancier vast worden gelegd dat de gegevens moeten worden overgenomen van het UBL-bestand, wanneer deze is toegevoegd in de email.
- Handelsnamen eigenaren
Door het aanzetten van deze optie, zoekt Bloxs bij het verwerken van een inkoopfactuur ook naar de handelsnamen van eigenaren om de juiste eigenaar (administratie) van een inkoopfactuur te bepalen.