In de verhuurbranche kan het voorkomen dat een contract doorloopt, maar dat de hoofdhuurder tijdens de looptijd wijzigt. Dit wordt doorgaans aangeduid als een 'indeplaatsstelling' . In dit artikel hanteren we echter een bredere definitie: we verstaan hieronder alle situaties waarin het contract ongewijzigd doorloopt, maar enkel de hoofdhuurder vervangen moet worden. Op dit moment is dit in Bloxs nog niet direct mogelijk, maar met onderstaande stappen kun je dit proces correct administreren.
1. Beëindigen van het ‘oude contract’
- Ga naar ‘Contracten’
- Zoek het huurcontract op.
- Klik op ‘Beëindigen’ en vul de einddatum in per datum wijziging, bijvoorbeeld 30-9-2025.
2. Contract opnieuw maken
- Ga naar 'Contracten'
- Klik links op het type contract wat u aan wilt maken, 'Wonen' of 'BOG'
- Klik rechts op '+ Nieuw' om het nieuwe contract aan te maken.
- U kunt in het nieuwe contract dezelfde ingangsdatum overnemen uit het initiële contract.
- Bij 'Automatisch factureren vanaf' vult u de datum in per wanneer er vanuit de nieuwe contractant gefactureerd moet worden. Zorg dat de 'Automatisch factureren vanaf' datum van het nieuwe contract, aansluit op de einddatum van het oude contract.
- Verwijs in het oude contract naar het nieuwe contract in het opmerkingen gedeelte, visa versa bij het nieuwe contract (voeg ook reden toe).
- Let op: Indien u gebruik maakt van 'factuur eerste periode', zet dan de optie 'Factuur eerste huurperiode niet aanmaken' aan.
- Klik in het scherm contractregels waar je op komt na het opslaan van het contract op '+ Regel toevoegen' om de nieuwe contractregels aan te maken.
- Bij het aanmaken van een nieuwe contractregel wordt door Bloxs automatisch de startdatum van het contract overgenomen. Dat is hier niet correct, zorg er daarom voor dat de ingangsdatum van de contractregels aansluit op de einddatum van het oude contract.
- Controleer of er nog openstaande facturen zijn bij de oude huurder. Deze kunnen worden overgezet naar de nieuwe hoofdhuurder door de bestaande facturen opnieuw te boeken, bijvoorbeeld via een tussenrekening zoals grootboek kruisposten zonder btw. Vervolgens boekt u de openstaande posten van het oude contract weg met een memoriaalboeking kruisposten. Op die manier komen de facturen netjes bij de nieuwe hoofdhuurder te staan en is de oude huurder administratief afgesloten.
- De reeds ontvangen waarborgsom kan eenvoudig worden overgeboekt met een memoriaalboeking. Hierbij boekt u het bedrag van de waarborgsomrekening van de oude huurder af en boekt u ditzelfde bedrag weer op de waarborgsomrekening van de nieuwe hoofdhuurder.
Tip: als u met twee schermen werkt, kunt u het oude contract en het nieuwe contract naast elkaar houden. Dit maakt het gemakkelijker om de informatie over te nemen.