Wat zijn materiële vaste activa?
Materiële vaste activa (MVA) zijn bezittingen van een onderneming waarvan het vermogen voor langer dan een jaar is vastgelegd, zoals objecten, inventaris en transportmiddelen.
De MVA-module in Bloxs legt deze activa vast, schrijft ze gedurende hun levensduur af en verwerkt het eventueel afvoeren of verkoop (desinvestering). Hierbij worden de aanschafwaarde, de cumulatieve afschrijving en de jaarlijkse afschrijvingskosten op de juiste plek op de balans en in de winst- en verliesrekening getoond.
Let op: activa kunnen in Bloxs alleen lineair worden afgeschreven. Andere methoden (zoals degressief of annuïtair) worden niet ondersteund.
De module activeren
De MVA-functie is te activeren via Admin → Financieel → Materiële vaste activa. Hiermee worden het boeken van activa en de financiële verwerking van afschrijvingen en desinvesteringen ingeschakeld.
Let op: bij het activeren van MVA wordt automatisch ook de functie 'Periodieke boekingen' ingeschakeld. Deze functie verzorgt de maandelijkse afschrijvingsboekingen (zie 'Afschrijven' hieronder). Het is dus normaal dat ook 'Periodieke boekingen' na het activeren van MVA in het menu 'Financieel' verschijnt.
Activumtypes en grootboekrekeningen instellen
Voordat activa zijn te boeken, worden eerst één of meerdere activumtypes vastgelegd via Admin → Financieel → Materiële vaste activa. Een activumtype bepaalt op welke grootboekrekeningen een activum wordt geboekt. Per activumtype worden de volgende gegevens ingesteld:
- Omschrijving: bijvoorbeeld 'Inventaris'.
- Activum: de grootboekrekening (balansrekening) waarop de aanschafwaarde van het activum wordt geboekt.
- Cumulatieve afschrijving: de grootboekrekening (balansrekening) waarop de afschrijving van het activum wordt geboekt.
- Afschrijvingskosten: de grootboekrekening (winst- en verliesrekening) waarop de afschrijvingskosten van het activum worden geboekt.
- Desinvestering: de grootboekrekening (balansrekening) waarop de desinvestering van het activum wordt geboekt, bijvoorbeeld voor boekwinst of boekverlies bij verkoop.
Zijn de benodigde grootboekrekeningen nog niet aanwezig, dan zijn deze eerst aan te maken via Admin → Financieel → Grootboekrekeningen.
Een activum boeken
Een activum wordt geboekt via een inkoopfactuur. Bij het aanmaken van de factuur wordt het activumtype gekozen (door het selecteren van de grootboekrekening waarvoor het activumtype is aangemaakt), en worden de aanschafwaarde (bedrag van de factuurregel), restwaarde, het aantal afschrijvingsperiodes en de eerste afschrijvingsperiode ingevuld. Vanaf het moment dat de factuur wordt verwerkt, loopt de afschrijving automatisch via periodieke boekingen.
Let op: een inkoopfactuur mag maximaal 5 factuurregels met een activum bevatten. Zijn er meer factuurregels met een activum nodig, dan is de factuur op te splitsen in meerdere inkoopfacturen.
Afschrijven
Het afschrijven van een activum gaat automatisch en vereist geen aparte instelling. Bij het aanmaken van een inkoopfactuur waarbij een activum wordt geboekt, worden de aanschafwaarde, restwaarde, het aantal afschrijvingsperiodes en de eerste afschrijvingsperiode opgegeven. Zodra de factuur wordt verwerkt, maakt Bloxs automatisch een periodieke boeking voor de afschrijving aan. Deze periodieke boeking is zichtbaar bij Financieel → Boekingen → Periodieke boekingen.
De periodieke boeking bestaat uit de volgende boekingsregels:
- Afschrijving: de afschrijvingen worden geboekt op de balansgrootboekrekening die voor het activumtype bij 'Cumulatieve afschrijving' is opgegeven.
- Afschrijvingskosten: de afschrijvingskosten worden geboekt op de winst- en verliesgrootboekrekening die voor het activumtype bij 'Afschrijvingskosten' is opgegeven.
Vanuit de periodieke boeking wordt voor elke periode automatisch een aparte memoriaalboeking aangemaakt voor de afschrijving, volgens de instellingen van de bijbehorende periodieke boeking.
Een afschrijving van € 114,78 per maand levert dan bijvoorbeeld maandelijks een boeking op van + € 114,78 op de afschrijvingskosten en - € 114,78 op de cumulatieve afschrijving. De boekwaarde van het activum daalt zo elke periode met het afgeschreven bedrag.
Let op: is het boekjaar waarin de afschrijvingsboeking moet worden aangemaakt nog niet beschikbaar, dan worden deze boekingen automatisch aangemaakt zodra het boekjaar is toegevoegd.
Beginstanden en lopende afschrijvingen invoeren (bij overstap)
Bij overstap vanuit een ander systeem naar Bloxs, zijn bestaande activa met een lopende afschrijving in een paar stappen over te nemen. Dit is het meest bewerkelijke onderdeel van de module. Bij grote of complexe portefeuilles is het verstandig dit samen met een consultant op te pakken.
Het onderstaande voorbeeld gaat uit van inventaris met een aanschafwaarde van € 300.000, waarvan al € 100.000 is afgeschreven in 2 jaar. De resterende boekwaarde per 1-1-2023 bedraagt daardoor € 200.000, met nog 4 jaar af te schrijven.
Stap 1: activumtypes configureren
De activumtypes en grootboekrekeningen worden eerst ingericht zoals hierboven beschreven. In dit voorbeeld is 'Inventaris' als activumtype aan te maken.
Stap 2: oorspronkelijke activawaarde inboeken
De beginstand wordt geboekt via een memoriaalboeking voor de juiste administratie in periode 2023/00, met de volgende drie boekingsregels:
- Aanschafwaarde: de oorspronkelijke aanschafwaarde van het activum wordt geboekt op de grootboekrekening die bij 'Activum' is ingesteld voor het activumtype, bijvoorbeeld 'Inventaris'. Optioneel zijn ook een relatie, omschrijving en object toe te voegen. In dit voorbeeld + € 300.000.
- Afschrijvingen: de afschrijvingen van het activum tot 2023 worden geboekt op de grootboekrekening die bij 'Cumulatieve afschrijving' is ingesteld voor het activumtype, bijvoorbeeld 'Afschrijving inventaris'. Optioneel zijn ook een relatie, omschrijving en object toe te voegen. In dit voorbeeld - € 100.000.
- Beginstand: de resterende boekwaarde van het activum wordt geboekt op de grootboekrekening die als tegenrekening voor de beginbalansboeking dient, bijvoorbeeld 'Beginbalans' (een andere rekening is ook mogelijk, afhankelijk van wat in de administratie past). In dit voorbeeld - € 200.000.
Stap 3: resterende afschrijvingen inboeken
De nog te verwerken periodes worden geboekt via een inkoopfactuur:
- Maak een nieuwe inkoopfactuur aan.
- Bij 'Van' dient de leverancier te worden gekozen.
- De factuurdatum wordt gelijkgesteld aan de startdatum van de resterende afschrijvingsperiode (in dit voorbeeld 1-1-2023).
- De grootboekrekening van het activum wordt gekozen (in dit voorbeeld 'Inventaris').
- De nog af te schrijven boekwaarde wordt ingevuld (in dit voorbeeld € 200.000).
- Het resterende aantal periodes wordt ingevuld (in dit voorbeeld 48 maanden).
- De factuur wordt verwerkt.
Stap 4: dubbele activawaarde corrigeren
Na stap 2 en 3 staat de activawaarde dubbel op de balans: een keer vanuit de memoriaalboeking en een keer vanuit de inkoopfactuur. Daarnaast staat er een openstaande post bij de crediteuren. Beide worden opgelost met een memoriaalboeking:
- Maak een nieuwe memoriaalboeking.
- Voeg het openstaande bedrag van de inkoopfactuur (stap 3) toe. Gebruik daarvoor de knop 'Voeg facturen toe'.
- De regel met de tegenboeking wordt gezet op de grootboekrekening van het activum (in dit voorbeeld 'Inventaris').
- Na het verwerken van de memoriaalboeking is de factuur afgeboekt en staat de activawaarde voor het juiste bedrag op de balans.
Desinvestering (verkoop van een activum)
Verkoop of buitengebruikstelling van een activum verwerk je als desinvestering. Het verschil tussen de boekwaarde op dat moment en de verkoopopbrengst is een boekwinst of boekverlies, en wordt geboekt op de grootboekrekening die voor het betreffende activumtype bij 'Desinvestering' is ingesteld (zie 'Activumtypes en grootboekrekeningen instellen' hierboven).
Je verwerkt een desinvestering door naar Financieel → Materiële vaste activa te gaan en op het betreffende activum te klikken. Er verschijnt dan een popup waarin je de desinvestering verwerkt.
- Vul de datum in vanaf wanneer het activum gedesinvesteerd moet worden. Bij het desinvesteren wordt altijd de periode aangehouden, als bijvoorbeeld 15 november wordt gekozen, dan wordt de maand november aangehouden voor het desinvesteren.
- Klik vervolgens op 'Verkopen' als het activum is verkocht, of op 'Afvoeren' als het buiten gebruik wordt gesteld zonder verkoop.
Verkopen
Bij een verkoop kan een verkoopopbrengst worden geboekt. Na het klikken op 'Verkopen' worden de periodieke afschrijvingsboekingen vanaf de opgegeven datum geannuleerd. Daarna verschijnt het scherm van een nieuwe verkoopfactuur, waarin de verkoopgegevens ingevuld kunnen worden.
De verkoopopbrengst wordt vergeleken met de boekwaarde die bij de geselecteerde periode hoort. Is de opbrengst hoger dan de boekwaarde, dan ontstaat een boekwinst; is de opbrengst lager, dan ontstaat een boekverlies. Dit verschil wordt geboekt op de grootboekrekening 'Desinvestering' van het activumtype.
Afvoeren
Bij afvoeren is er geen sprake van een verkoopopbrengst. In dat geval wordt de volledige resterende boekwaarde die bij de geselecteerde periode hoort, als boekverlies geboekt op de grootboekrekening 'Desinvestering' van het activumtype. Is het activum op dat moment al volledig afgeschreven (boekwaarde € 0), dan is er ook geen boekverlies.
Het MVA-overzicht
Alle geboekte activa vind je terug via Financieel → Materiële vaste activa. In dit overzicht zie je per activum onder meer het factuurnummer, de leverancier ('Van'), de eigenaar ('Aan'), het gekoppelde object, het onderwerp, de factuurdatum, het bedrag exclusief btw, de actuele boekwaarde en het activumtype.
De kolom 'Boekwaarde' toont de actuele waarde na de tot dan toe verwerkte afschrijvingen, en de kolom 'Activum' toont de classificatie, bijvoorbeeld Inventaris, Gebouw of Installatie.
Welke kolommen je ziet, bepaal je zelf via de kolomkiezer. Vanuit het overzicht kun je gegevens exporteren naar Excel, en via de knop 'Rapportage' kun je ook een rapportage opvragen.
Op de balans (Financieel → Financieel overzicht) verschijnen de geboekte activa onder de rubriek waar de gebruikte grootboekrekeningen bij horen, bijvoorbeeld 'Materiële vaste activa'.
Veelgestelde vragen
Waarom verschijnt 'Periodieke boekingen' ineens in mijn menu?
Dat klopt en is geen fout. Bij het activeren van de MVA-module wordt de functie 'Periodieke boekingen' automatisch mee ingeschakeld, omdat de maandelijkse afschrijvingen via die functie worden verwerkt.
Schrijft Bloxs automatisch af?
De afschrijvingen worden automatisch gegenereerd via periodieke boekingen, maar dit gebeurt als aparte boekingsstroom, los van de inkoopfactuur waarmee je het activum hebt geboekt. Je stelt eenmalig de startdatum en het aantal periodes in, daarna maakt Bloxs elke periode de boeking aan.
Wat is het verschil tussen de grootboekrekening voor 'Cumulatieve afschrijving' en de grootboekrekening voor 'Afschrijvingskosten'?
De grootboekrekening 'Afschrijvingskosten' is een winst- en verliesrekening waarop de afschrijvingskosten per periode worden geboekt. De grootboekrekening 'Cumulatieve afschrijving' is een balansrekening die als correctie op de aanschafwaarde fungeert en alle afschrijvingen bij elkaar optelt. Samen bepalen deze rekeningen de boekwaarde: aanschafwaarde min cumulatieve afschrijving.
Hoeveel activa kan ik in één inkoopfactuur boeken?
Een inkoopfactuur kan meerdere factuurregels bevatten. Aan iedere factuurregel kan één activa-item worden gekoppeld, waardoor aanschafkosten direct aan het juiste activa-item worden toegerekend. Per inkoopfactuur zijn maximaal vijf activa-items toegestaan.
Waarom staat mijn activawaarde dubbel op de balans?
Bij het invoeren van beginstanden boek je de activawaarde zowel via een memoriaalboeking als via een inkoopfactuur. Daardoor staat de waarde tijdelijk dubbel op de balans en staat er een openstaande crediteurenpost. Dit los je op met de correctieboeking zoals beschreven in '3. Opvoeren overige beginstanden/beginbalans' van het beginstanden-artikel. Staat de waarde nog steeds dubbel, dan is die correctieboeking waarschijnlijk nog niet gemaakt.
Hoe voer ik een bestaand activum in dat al deels is afgeschreven?
Dit los je op met de correctieboeking zoals beschreven in '3. Opvoeren overige beginstanden/beginbalans' van het beginstanden-artikel: eerst de aanschafwaarde en de reeds verwerkte afschrijving inboeken via een memoriaalboeking, daarna de resterende afschrijvingstermijnen via een inkoopfactuur, en tot slot de dubbeling corrigeren.
Waar zie ik de actuele boekwaarde van een activum?
In het overzicht Financieel → Materiële vaste activa, in de kolom 'Boekwaarde'.
Zie ook
- Financieel - MVA module - administinstellingen en werking
- Materiële Vaste Activa - het overzicht
- Periodieke boekingen
- Hoe voer ik beginstanden in?
- Financieel - Grootboekrekeningen