Met de functie 'scan en herken' kunt u inkoopfacturen automatisch in laten lezen in Bloxs. U kunt als volgt gebruik maken van de functie.
1. E-mailadres koppelen
U heeft een e-mailadres nodig waar u en/of de leveranciers de inkoopfacturen naar toe kunnen mailen. Mogelijk heeft u hier al een e-mailadres voor. Zo niet dan dient u deze eerst, via u e-mail provider, aan te maken.
Het is belangrijk dat dit e-mailadres alleen gebruikt wordt voor het ontvangen van inkoopfacturen. Elke bijlage die op dit e-mailadres binnenkomt, zal namelijk als inkoopfactuur aangemaakt worden.
U kunt het e-mailadres vervolgens koppelen in Bloxs. Zie de volgende link voor uitleg hoe dit te doen (dit verschilt per e-mail provider): Uitleg koppelen e-mail
Bij het koppelen van het e-mailadres wordt ook gevraagd om het 'Type inbox'. Selecteer daarbij 'Inkoopfacturen'.
2. Scan en herken aanzetten
- Ga naar 'Admin' → 'Koppelingen' → 'Scan en herken'
- Zet het vinkje 'Scan en herken' gebruiken aan. De volgende opties verschijnen:
- 'Herken bedragen en administraties': indien dit aan staat, probeert Bloxs om de administratie (Eigenaar) en bedragen in te vullen. U kunt dat zelf nog wijzigen. Het advies is om dit te gebruiken, zodat zoveel mogelijk gegevens automatisch worden ingevuld.
- 'Meerdere pdf- of afbeeldingsbestanden verwerken': indien dit aan staat, zal van een e-mail met meerdere pdf- of afbeeldingsbestanden voor ieder bestand inkoopfactuur worden aangemaakt. Het advies is om deze functie aan te zetten, wordt een bijlage dan onterecht als inkoopfactuur toegevoegd dan kunt u deze nog verwijderen.
- 'Factuurregels samenvoegen': indien dit aan staat, kunt u per leverancier aangeven dat de factuurregels van inkoopfacturen van die leveranciers, worden samengevoegd tot 1 factuurregel.
3. Scan en herken gebruiken
- Wanneer een mail binnenkomt, dan wordt voor het bestand in de bijlage automatisch een inkoopfactuur aangemaakt. Deze komt klaar te staan bij 'Financieel' → 'Inkoopfacturen' → 'Te behandelen'
De e-mail wordt automatisch verplaatst naar de map 'Afgerond' in de correspondentie. - Het systeem probeert zoveel mogelijk info van de factuur te herkennen en vult op basis daarvan de gegevens in. Dit kunt u vervolgens handmatig verder aanvullen en/of wijzigen.
- De mailbox worden elke circa 15 minuten gesynchroniseerd. Wilt u dat dit sneller gaat, dan kunt u in het scherm van de ‘Te behandelen inkoopfacturen’ klikken op de knop met twee ronddraaiende pijltjes (zie screenshot).
