Indien u een huurcontract aanmaakt via 'Huurcontracten wonen (concept)', dan heeft u o.a. de mogelijkheid om het contract tussentijds op te slaan, automatisch een factuur te maken voor de eerste huurperiode en gebruik te maken van digitaal ondertekenen. Zie ook Huurcontracten wonen (concept) - Nieuw .
Wilt u het huurcontract direct definitief invoeren zonder bovengenoemde opties, dan kunt u dit doen via 'Contracten' → 'Huurcontracten wonen' → '+ Nieuw'.
Dan opent het volgende scherm:
1. Algemeen
- Vrije naam:
Hier kan een vrije naam worden ingevoerd voor het huurcontract wonen.
2. Contactgegevens
- Eigenaar:
Hier kan de eigenaar van het huurcontract wonen worden ingevoerd.
- Contractant:
Hier kan de contractant van het huurcontract wonen worden ingevoerd.
- Extra relatie(s):
Indien er extra relaties van toepassing zijn op het huurcontract wonen, kunnen deze hier worden ingevoerd.
- Object(en):
Hier kunnen de objecten worden ingevoerd waar het huurcontract wonen betrekking op heeft.
3. Looptijd
- Ingangsdatum:
Hier kan de ingangsdatum van het huurcontract wonen worden ingevoerd.
- Einddatum:
Hier kan de einddatum van het huurcontract wonen worden ingevoerd.
- Opzegtermijn:
Hier kan de opzegtermijn van het huurcontract wonen worden ingevoerd.
- Automatisch verlengen:
Indien u het huurcontract wonen automatisch wil verlengen, kunt u deze knop aanzetten. Het huurcontract wonen wordt automatisch verlengd indien de opzegtermijn is verstreken.
- Verlengen met:
Hier kunt u aangeven met welke termijn u het huurcontract wonen wil verlengen. U kunt verschillende verlengperiodes invoeren door te klikken op '+Verlengperiode'.
De eerste verlengperiode blijft zichzelf herhalen tenzij er een tweede verlengperiode is ingesteld, in dat geval blijft de tweede verlingsperiode zich herhalen tenzij er een derde verlengperiode is ingesteld, enzovoorts.
4. Notificaties
- Expiratie melding:
Indien er een expiratie melding moet worden aangemaakt voor het huurcontract wonen, kunt u deze knop aanzetten.
- Maanden voor einddatum dat melding gemaakt moet worden:
Hier kan het aantal maanden voor de einddatum worden ingevoerd dat er een expiratie melding moet worden aangemaakt. Let erop dat dit wordt ingesteld vóórdat het contract automatisch verlengd wordt. De termijn moet dus langer zijn dan de opzegtermijn.
- Gebruik servicecontract:
Wordt er voor het huurcontract wel of geen automatisch servicecontract aangemaakt tussen de beheerder en de betreffende eigenaar.
5. Financieel
- Bankrekening:
Hier kan de bankrekening worden ingevoerd. Op deze rekening komen de ontvangsten binnen en deze bankrekening wordt dus gebruikt voor de verkoopfacturen die vanuit dit contract geprolongeerd worden.
- Betaalwijze:
Hier kan de betaalwijze worden ingesteld die wordt gehanteerd.
- Betaaltermijn:
Hier kan de betaaltermijn worden ingevoerd. Dit is het aantal dagen dat een klant over een openstaande betaling mag doen.
- Factureren per:
Hier kan de termijn worden ingesteld die gebruikt wordt voor de facturering.
- Automatisch factureren vanaf:
Hier kan worden ingesteld vanaf wanneer er automatisch gefactureerd moet worden. Vanaf deze datum worden facturen automatisch geprolongeerd. Zet deze datum altijd op de 1e van de maand.
Voor de periode tussen de ingangsdatum van het contract en de datum 'Automatisch factureren vanaf' dient u handmatig een factuur aan te maken.
- Indexeringsmethode:
Indien van toepassing, kan hier de indexeringsmethode worden ingesteld. U kunt de indexeringsmethodes configureren via 'Admin' → 'Contracten' → 'Indexeringsmethoden'.
- Volgende indexeringsdatum:
Hier kan worden ingesteld op welke datum de volgende indexering moet plaatsvinden.
- Contract niet prolongeren:
Indien u het contract niet wil prolongeren, kunt u deze knop aanzetten. U kunt deze functie aanzetten in 'Admin' → 'Contracten' → 'Huurcontracten wonen' → 'Niet prolongeren'.
- Facturen verzenden:
Indien u facturen wil verzenden, kunt u deze knop aanzetten. Er wordt een mail klaargezet met de factuur zodra u de factuur goedkeurt. Afhankelijk van uw instellingen wordt de mail met factuur automatisch verstuurd.
- Extra factuurtekst:
Indien er extra tekst op de factuur moet komen, kan deze hier worden ingevoerd. Let er op dat de templates hier op moeten worden aangepast. U kunt deze functie aanzetten via 'Admin' → 'Contracten' → 'Huurcontracten wonen' → 'Extra factuurtekst gebruiken'.
- Inkoopfactuur maken:
Wanneer de contractant van het huurcontract de eigenaar is, wordt er voor de goedgekeurde (verkoopfactuur) prolongatiefactuur automatisch ook een inkoopfactuur aangemaakt in de administratie van de contractant
- Boetebedrag:
Hier kunt u een boetebedrag invullen dat bij het huurcontract wonen hoort.
6. Borg
- Borgtype:
Hier kunt u het borgtype selecteren dat bij het huurcontract wonen hoort.
- Bedrag:
Hier kunt u het borgbedrag invoeren dat bij het huurcontract wonen hoort.
7. Opmerkingen
Indien u extra opmerkingen wil plaatsen bij dit huurcontract wonen, kunt u dat hier doen.
8. Acties
- Annuleren:
Indien u het huurcontract wonen wil annuleren, klikt u op deze knop.
- Opslaan:
Indien u het huurcontract wonen wil aanmaken en opslaan, klikt u op deze knop. Vervolgens kunt u de 'Contractregels' invullen, daar wordt u automatisch naar toe genavigeerd.