Om de instellingen van het eigenarenportaal te configureren, ga naar 'Admin' → 'Portaalbeheer' → 'Eigenarenportaal'.
1. Eigenarenportaal gebruiken
Door het aanzetten van deze optie, kunt u gebruik maken van het 'Eigenarenportaal'. Bij elke 'Eigenaar' wordt, na het aanzetten van deze optie, een tabblad met 'Portaal' getoond. Hier kunt u de relatie toegang verstrekken tot het portaal. Toegang verstrekken kan ook via 'Admin' → 'Portaalbeheer' → 'Toegang beheren'.
2. E-mail
- E-mail afzendadres:
Hier kunt u het e-mailadres selecteren welke wordt gebruikt voor het verzenden van de inloggegevens voor het eigenarenportaal. Om een e-mailadres toe te voegen of te wijzigen, ga naar het onderdeel 'Admin' → 'Koppelingen' → 'E-mail'.
- E-mailadressen toegang geven tot meerdere administratie via één eigenarenportaal:
Door het aanzetten van deze optie kunt u meerdere e-mailadressen toegang geven aan één eigenarenportaal. En u kunt een e-mailadres toegang geven tot meerdere eigenarenportalen. Dit kunt u doen in het tabblad 'Portaal' van de eigenaar.
Indien een e-mailadres is gekoppeld aan meerdere eigenaren portalen, dan worden voor dat e-mailadres, de administraties van die eigenaren zichtbaar in één portaal.
- Onderwerp e-mail inloggegevens:
Hier kunt u het onderwerp wijzigen van de e-mail met de inloggegevens die wordt verzonden naar de eigenaar. U kunt hier een vrije tekst invullen.
- Template e-mail inloggegevens:
Hier kunt u het template van de e-mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de e-mail en de tekst die in de mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
- Onderwerp e-mail nieuwe inloggegevens:
Hier kunt u het onderwerp wijzigen van de e-mail met de inloggegevens die wordt verzonden naar de eigenaar wanneer hij/zij het wachtwoord opnieuw moet instellen. U kunt hier een vrije tekst invullen.
- Template e-mail nieuwe inloggegevens:
Hier kunt u het template van de e-mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de e-mail en de tekst die in de mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
3. Uw informatie
- Uw informatie:
Door het aanzetten van deze optie wordt het menu item 'Uw informatie' getoond in het eigenarenportaal. In het onderdeel 'Tabbladen beheren', kunt u instellen welke informatie hier getoond moet worden.
- Details tonen:
Door het aanzetten van deze optie worden de detailgegevens van de eigenaar getoond in het portaal. Dit betreffen o.a. de adres- en contactgegevens van de eigenaar en de gekoppelde bankrekening(en).
- Objecten tonen:
Door het aanzetten van deze optie worden de objecten van de eigenaar getoond in het portaal.
- Contracten tonen:
Door het aanzetten van deze optie worden de contracten van de eigenaar getoond in het portaal. De eigenaar kan per contract de details inzien (zoals de huurder en de data), de contractregels en de aan het contract gekoppelde bestanden.
- Financieel overzicht tonen:
Door het aanzetten van deze optie wordt het financiële overzicht van de eigenaar getoond in het portaal. Afhankelijk van uw instellingen worden hierin de 'Balans' en/of de 'Winst- en Verliesrekening' getoond.
De eigenaar kan in dit overzicht de detailgegevens van de grootboekrekening openen en daarin alle boekingen en/of facturen raadplegen en downloaden.
- Balans tonen:
Door het aanzetten van deze optie wordt in het portaal, de 'Balans' getoond in het financiële overzicht van de eigenaar.
- Winst- en Verliesrekening tonen:
Door het aanzetten van deze optie wordt in het portaal, de 'Winst- en Verliesrekening' getoond in het financiële overzicht van de eigenaar.
- Financiële gegevens vanaf boekjaar tonen:
Hier kunt u instellen vanaf welk jaar, de eigenaren boekjaren kan selecteren in het financiële overzicht.
- Huurafrekeningen tonen:
Door het aanzetten van deze optie worden de huurafrekening van de eigenaar getoond in het portaal. De eigenaar ziet hierin de periode en het eindsaldo van de huurafrekening, daarnaast kan de eigenaar de huurafrekening document hier downloaden.
- Bestanden tonen:
Door het aanzetten van deze optie wordt een tabblad 'Bestanden' toegevoegd. In dit tabblad kunnen gebruikers van het portaal alle bestanden terugvinden die ook te zien zijn bij het tabblad 'Bestanden' bij de detailgegevens van de eigenaar (zie 'Relaties' → 'Eigenaren').
Het kan tot 24 uur duren voordat deze functionaliteit actief is in de portalen, na het aanzetten van de functie.
4. Rapportages
- Rapportages:
Door het aanzetten van deze optie wordt het menu item 'Rapportages' getoond in het eigenarenportaal. In het onderdeel 'Rapportages beheren' kunt u instellen welke informatie hier getoond moet worden, minimaal 1 rapportage moet aangezet worden wanneer u 'Rapportages' aan zet.
- Commercieel overzicht:
Door het aanzetten van deze optie wordt de rapportage 'Commercieel overzicht' getoond in het eigenarenportaal. In deze rapportage worden onder andere alle actieve objecten van deze eigenaar getoond, detailgegevens van het object en detailgegevens van de actieve huurcontracten per object.
- Openstaande posten debiteuren:
Door het aanzetten van deze optie wordt de rapportage 'Openstaande posten debiteuren' getoond in het eigenarenportaal. Deze rapportage toont de debiteuren met een openstaand saldo, in de administratie van de eigenaar.
5. Meldingen
Door het aanzetten van deze optie wordt het menu item 'Meldingen' getoond in het eigenarenportaal. De eigenaar kan hierin bestaande meldingen inzien en nieuwe meldingen aanmaken voor objecten van de eigenaar.
6. Weergave/huisstijl
- Welkomstscherm:
Hier kunt u instellen wat er getoond wordt in het welkomstscherm van het eigenarenportaal. U kunt hier onder andere afbeeldingen en hyperlinks (naar bijvoorbeeld uw website) in toevoegen.
- Logo:
Hier kunt u het logo uploaden welke gebruikt moet worden in het eigenarenportaal. Klik op 'Browse' om het logo te uploaden.
Wordt het logo niet op de gewenste manier getoond? Controleer dan de instellingen in het onderdeel 'Huisstijl aanpassen'.
- Achtergrondafbeelding:
Hier kunt u de achtergrondafbeeldingen uploaden welke gebruikt moet worden in het eigenarenportaal. Klik op 'Browse' om de afbeelding te uploaden.
Wordt de achtergrond niet op de gewenste manier getoond? Controleer dan de instellingen in het onderdeel 'Huisstijl aanpassen'.
- Huisstijl aanpassen:
Hier kunt u de stijl van het eigenarenportaal instellen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van CSS.