Om de instellingen van inkooporders te configureren, ga naar 'Admin' → 'Financieel' → 'Inkooporders'.
1. Algemeen
- Inkooporders gebruiken:
Om het werken met inkooporders aan te zetten, zet hier de optie 'Inkooporders gebruiken' aan.
- Ordernummer:
Elke inkooporder heeft een unieke referentie, dit heet het 'Ordernummer'. De opbouw van deze code is standaard geconfigureerd, indien u een andere code wenst, bijvoorbeeld een andere beginletter of cijferreeks, dan kunt u dat hier aanpassen.
2. Toegestaan afwijkend percentage voor inkooporders
Indien aangevinkt, kan voor alle inkooporders een toegestaan afwijkend percentage worden ingesteld. Inkoopfacturen die zijn gekoppeld aan een inkooporder kunnen alleen financieel worden verwerkt indien het totaal van het gefactureerde bedrag van de inkooporder maximaal met dit percentage wordt overschreden.
3. Tabblad 'Vrije velden' gebruiken
Door het activeren van deze functie, wordt bij elke inkooporder een tabblad 'Vrije velden' weergegeven. Hier kunt u informatie toevoegen in hoofdstukken en velden die u zelf kunt aanpassen. Deze 'vrije velden' zijn ook beschikbaar in de 'Odata Feed' en kunnen worden gebruikt in uw eigen rapportages.
4. Opdrachtbevestiging aan leverancier
Wanneer deze optie is aangevinkt, wordt het mogelijk om een opdrachtbevestiging naar de leverancier te sturen. Na het activeren van deze functie wijzigt de procesflow nadat een inkooporder is goedgekeurd. De inkooporder keert na goedkeuring terug in de bak 'Te behandelen inkooporders' met de status 'Goedgekeurd (Wacht op opdrachtbevestiging)'. De behandelaar kan dan kiezen of de opdrachtbevestiging wel of niet wordt verstuurd. Nadat deze keuze is gemaakt, verandert de status van de order naar 'goedgekeurd'.
De opdrachtbevestiging voor de inkooporder wordt aangemaakt als een concept e-mail en moet handmatig worden verzonden naar de leverancier. De e-mail is gericht aan de leverancier of aan een specifieke contactpersoon (indien deze is geselecteerd in de inkooporder) en bevat het offertedocument als bijlage, mits dit document aan de inkooporder is toegevoegd.
- Uitgaand e-mailadres:
Hier kunt u het e-mailadres selecteren welke wordt gebruikt voor het verzenden van de opdrachtbevestiging van een inkooporder. Om een e-mailadres toe te voegen of te wijzigen, ga naar het onderdeel 'Admin' → 'Koppelingen' → 'E-mail'.
- Onderwerp e-mail:
Hier kunt u het onderwerp van de e-mail wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals het offertenummer, naam van de eigenaar.
- Template e-mail:
Hier kunt u het template van de e-mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de e-mail en de tekst die in de e-mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
5. Specifieke goedkeurders gebruiken
Als deze functie aanstaat, kunt u aangeven welke medewerkers inkooporders moeten goedkeuren. U kunt alleen medewerkers toevoegen die bevoegd zijn voor de rol 'Inkooporders goedkeuren'. Als de functionaliteit in gebruik is, kunt u één of meerdere goedkeurders toevoegen aan een inkooporder. De inkooporder wordt dan in de gekozen volgorde ter goedkeuring voorgelegd bij de desbetreffende collega's. Als er geen specifieke goedkeurder is aangewezen, kan de inkooporder worden goedgekeurd door alle collega's die bevoegd zijn om inkooporders goed te keuren.
Hiernaast is het mogelijk om te verplichten dat een inkooporder door minimaal 1 goedkeurder wordt beoordeeld.