Om de inkooporders te beheren, ga naar 'Financieel' → 'Inkooporders'.
Met 'Inkooporders' in Bloxs kunt u grotere bestellingen bij leveranciers vastleggen, intern goedkeuren en de opdrachtbevestiging vanuit Bloxs versturen. U kunt relevante gegevens, e-mails en bestanden koppelen aan de inkooporder, zodat u alle informatie en goedkeuringen eenvoudig kunt terugvinden in Bloxs.
Het verwerken van een goedgekeurde inkooporder resulteert in een verplichtingboeking in de administratie. Het is daarom belangrijk dat de leverancier het gegenereerde inkoopordernummer vermeldt op de factuur, zodat dit automatisch kan worden gekoppeld aan de inkoopfactuur via de 'Scan & herken module'. Op deze manier wordt de resterende verplichting voor de inkooporder inzichtelijk en kan er niet te veel worden gefactureerd door de leverancier. Het is van belang om de inkomende facturen ook te koppelen aan de bijbehorende inkooporder als u deze functionaliteit gebruikt.
Wanneer de bestelling volledig is geleverd en gefactureerd door de leverancier, kan er een resterende verplichting overblijven als de leverancier minder heeft gefactureerd dan vastgelegd is in Bloxs. Op het moment dat de inkooporder in Bloxs op afgerond wordt gezet, wordt de resterende verplichting voor de inkooporder ook nihil.
Als u de 'niet verrekenbare btw' functionaliteit gebruikt, maakt Bloxs automatisch een correctie in de inkooporder voor de btw die niet teruggevorderd mag worden bij de belastingdienst. In dat geval wordt ook het btw-gedeelte wat niet terug te vorderen is als verplichting richting de leverancier ingeboekt.
1. Overzicht
Hier ziet u een overzicht van alle inkooporders. In het overzicht kunt u het volgende terug vinden:
- De leverancier welke gekoppeld is aan de inkooporder;
- Het totale order bedrag;
- Het bedrag wat totaal is gefactureerd vanuit de leverancier;
- De status van de inkooporder.
Klik op een inkooporder om de detailgegevens van de inkooporder te openen. Zie Inkooporders - Details voor uitleg over de detailgegevens.
2. Weergaveopties
- Alle / Actief / Afgerond:
Met deze optie kunt u kiezen of de actieve, afgeronde of alle inkooporders wilt zien.
- Goedgekeurd:
Hiermee kan je filteren op de verschillende statussen van de inkooporders.
- Export:
Hiermee kan het overzicht geëxporteerd worden naar Excel.
- Kolomkiezer:
Hiermee kunnen kolommen aan deze weergave toegevoegd of verwijderd worden.
- Zoeken:
Hiermee kunt u zoeken naar een specifieke inkooporder.
3. Nieuwe inkooporders
Klik op '+ Order' om een nieuwe inkooporder toe te voegen.