Om de detailgegevens van een verkoopfactuur te zien, klik op de verkoopfactuur. Dit kan onder andere in het totaaloverzicht van de verkoopfacturen (zie Financieel → Verkoopfacturen), in het tabblad 'Financieel' van een relatie en in het tabblad 'Facturen' van een contract.
1. Algemeen
- Onderwerp:
Hier wordt het onderwerp van de factuur benoemd. Afhankelijk van de instellingen, is dit ook het onderwerp van de begeleidende e-mail voor het verzenden van de factuur.
Bij prolongatiefacturen wordt het onderwerp automatisch gevuld. Om de standaard opmaak van het onderwerp te wijzigen, ga naar 'Admin' → 'Contracten' en selecteer het type contract waarvoor dit gewijzigd moet worden.
- Contract:
Hier wordt getoond aan welke contract de factuur is gekoppeld. Klik op het snelkoppelingsicoon om naar het contract te gaan.
- Van:
Hier wordt getoond van wie de factuur afkomstig is/namens welke eigenaar de factuur is aangemaakt.
- Aan:
Hier wordt getoond aan wie de factuur gericht is.
2. Betalingsdetails en status
Hier worden de details omtrent de betaling van de factuur getoond. Daarnaast wordt de periode getoond waarin de opbrengsten geboekt worden evenals de servicekosten periode. De serviceksoten periode is d.m.v. het potlood-icoon aan te passen.
Tenslotte kunt u hier doorklikken naar de gemaakte boeking en de betaalstatus van de factuur in zien.
Indien er transacties aan de factuur zijn gekoppeld, dan kunt u klikken op de informatie bij 'Betaalstatus' om te zien welke transacties dit zijn en kunt u doorklikken naar de transcatie. Zijn er (nog) geen transacties gekoppeld, dan kunt u hier niet op klikken.
3. Factuurweergave
Hier wordt de factuur getoond die door het systeem gegenereerd is.
4. Factuurregels
Hier worden de factuurregels getoond. Daarin is te zien op welke grootboekrekening de bedragen geboekt worden, wat de omschrijving is van de factuurregel, aan welke object bedragen zijn gekoppeld en wat de BTW details van de factuurregel zijn.
Velden waarin het 'potloodicoon' is weergegeven kunt u wijzigen, door op dit icoon te likken. Het heropenen van de factuur is hiervoor niet nodig. Ziet u dit icoon niet? Dan kunt u dat instellen in Admin → Financieel
5. Geschiedenis en opmerkingen
Hier wordt de geschiedenis van de factuur getoond. Zo is hier bijvoorbeeld terug te zien wanneer de factuur is opgevoerd, goedgekeurd en eventueel heropend. Dit wordt automatisch aangemaakt indien een gebruiker een handeling aan de factuur uitvoert.
Klik op '+ Opmerking' om een opmerking toe te voegen.
6. Acties
Afhankelijk van de status van de verkoopfactuur, kunt u de volgende acties uitvoeren. Per status staat aangegeven welke acties dit zijn.
- Nieuw -
- Opslaan:
Als u hierop klikt wordt de factuur opgeslagen. De factuur krijgt dan de status 'Concept' en staat klaar bij 'Verkoopfacturen' → 'Te behandelen'.
- Opslaan en nieuw:
Als u hierop klikt wordt de factuur opgeslagen. De factuur krijgt dan de status 'Concept'. Vervolgens kunt u direct een nieuwe verkoopfactuur aanmaken.
- Indienen ter goedkeuring/Definitief verwerken:
Met de knop 'Indienen ter goedkeuringen' wordt de factuur klaar gezet voor goedkeuring. De factuur krijgt dan de status 'Ingediend ter goedkeuring' en staat klaar bij 'Verkoopfacturen' → 'Goedkeuren'.
Met de knop 'Definitief verwerken' wordt de factuur direct verwerkt. De factuur krijgt dan de status 'Goedgekeurd' en afhankelijk van uw instellingen wordt een mail klaargezet bij 'Te verzenden' of direct verstuurd.
- Terug:
Hiermee gaat u terug naar het overzicht met verkoopfacturen, er wordt hierdoor geen factuur aangemaakt .
- Concept -
- Downloaden:
Hiermee wordt een concept van de verkoopfactuur in PDF gedownload.
- Wijzigen:
Als u hierop klikt kunt u de factuur wijzigen. Vervolgens zijn de gegevens van de verkoopfactuur aan te passen.
- Indienen ter goedkeuring/Definitief verwerken:
Met de knop 'Indienen ter goedkeuringen' wordt de factuur klaar gezet voor goedkeuring. De factuur krijgt dan de status 'Ingediend ter goedkeuring' en staat klaar bij 'Verkoopfacturen' → 'Goedkeuren'.
Met de knop 'Definitief verwerken' wordt de factuur direct verwerkt. De factuur krijgt dan de status 'Goedgekeurd' en afhankelijk van uw instellingen wordt een e-mail klaargezet bij 'Te verzenden' of direct verstuurd.
- Annuleren:
Hiermee wordt de factuur geannuleerd. De factuur krijgt dan de status 'Geannuleerd'.
- Ingediend ter goedkeuring -
- Downloaden:
Hiermee wordt een concept van de verkoopfactuur in PDF gedownload.
- Wijzigen:
Als u hierop klikt kunt u de factuur wijzigen. Vervolgens zijn de gegevens van de verkoopfactuur aan te passen.
- Goedkeuren:
Hiermee wordt de factuur goedgekeurd. De factuur krijgt dan de status 'Goedgekeurd' en afhankelijk van uw instellingen wordt een mail klaargezet bij 'Te verzenden' of direct verstuurd.
- Afkeuren:
Hiermee wordt de factuur afgekeurd en moet de reden van afkeuren ingevuld worden. De factuur krijgt dan de status 'Afgekeurd' en staat klaar bij 'Verkoopfacturen' → 'Te behandelen'.
- Goedgekeurd -
- Downloaden:
Hiermee wordt de verkoopfactuur in PDF gedownload.
- Maak creditfactuur:
Als u hierop klikt wordt er een creditfactuur voor deze verkoopfactuur aangemaakt. De gegevens van de verkoopfactuur worden overgenomen en zijn vervolgens handmatig te wijzigen.
- Maak kopie:
Hiermee wordt een kopie van de verkoopfactuur gemaakt. De gegevens van de verkoopfactuur worden overgenomen en zijn vervolgens handmatig te wijzigen.
- Heropenen:
Hiermee wordt de factuur heropend en de factuur kan vervolgens aangepast worden door te klikken op 'Wijzigen'. De factuur krijgt de status 'Concept' en staat klaar bij 'Verkoopfacturen' → 'Te behandelen'.
- Afgekeurd -
- Downloaden:
Hiermee wordt de verkoopfactuur in PDF gedownload.
- Wijzigen:
Als u hierop klikt kunt u de factuur wijzigen. Vervolgens zijn de gegevens van de verkoopfactuur aan te passen.
- Annuleren:
Hiermee wordt de factuur geannuleerd. De factuur krijgt dan de status 'Geannuleerd'.
- Geannuleerd -
- Heropenen:
Hiermee wordt de factuur heropend en de factuur kan vervolgens aangepast worden door te klikken op 'Wijzigen'. De factuur krijgt de status 'Concept' en staat klaar bij 'Verkoopfacturen' → 'Te behandelen'.