Om de instellingen van installaties te configureren, ga naar 'Admin' → 'Techniek' → 'Installaties'.
1. Installaties gebruiken
Om het werken met installaties aan te zetten, zet hier de optie 'Installaties gebruiken' aan.
2. Installatienummer
Elke installatie heeft een unieke referentie, dit heet het 'Installatienummer'. De opbouw van deze code is standaard geconfigureerd, indien u een andere code wenst, bijvoorbeeld een andere beginletter of cijferreeks, dan kunt u dat hier aanpassen.
3. E-mailadressen
- Uitgaand e-mailadres installaties:
Hier kunt u het e-mailadres selecteren welke wordt gebruikt voor uitgaande installaties gerelateerde e-mails. Zoals herinneringsmails aan degene die het onderhoud aan de installatie uit moet voeren. Om een e-mailadres toe te voegen of te wijzigen, ga naar het onderdeel 'Admin' → 'Koppelingen' → 'E-mail'.
4. Statussen
Hier kunt u de 'Installatietypes' toevoegen, wijzigen en/of verwijderen. Klik op '+ Installatietype toevoegen' om een nieuw type toe te voegen.
6. Automatische taken
- Omschrijving taak bij verstrijken herinneringsdatum:
Indien een herinneringsdatum voor het onderhoud van een installatie is verstreken, wordt er automatisch een taak aangemaakt.
Hier kunt u de omschrijving van de taak wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, bijvoorbeeld de naam van het object waar de installatie betrekking op heeft.
- Omschrijving taak bij verstrijken volgende onderhoudsdatum:
Indien de onderhoudsdatum voor het volgende onderhoud van een installatie is verstreken, wordt er automatisch een taak aangemaakt.
Hier kunt u de omschrijving van de taak wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, bijvoorbeeld de naam van het object waar de installatie betrekking op heeft.
6. Herinneringse-mail huurder
- Herinnerings-email huurder gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie kan voor een installatie worden ingesteld, dat er automatisch een mail gemaakt wordt voor de huurder om het onderhoud uit te (laten) voeren.
- Onderwerp herinneringse-mail huurder:
Hier kunt u het onderwerp van de mail wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, bijvoorbeeld de datum waarop het onderhoud uiterlijk uitgevoerd moet worden.
- Template herinneringse-mail huurder:
Hier kunt u het template van de mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de mail en de tekst die in de mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld als back-up kunt bewaren op uw pc, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
- Herinneringse-mail huurder automatisch versturen:
Door het aanzetten van deze optie, wordt de e-mail direct verstuurd en niet meer klaar gezet bij 'Te verzenden'.
7. Herinneringse-mail leverancier
- Herinnerings-email leverancier gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie kan voor een installatie worden ingesteld, dat er automatisch een mail gemaakt wordt voor de leverancier om het onderhoud uit te voeren.
- Onderwerp herinneringse-mail leverancier:
Hier kunt u het onderwerp van de mail wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, bijvoorbeeld de datum waarop het onderhoud uiterlijk uitgevoerd moet worden.
- Template herinneringse-mail leverancier:
Hier kunt u het template van de mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de mail en de tekst die in de mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld als back-up kunt bewaren op uw pc, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
- Herinneringse-mail leverancier automatisch versturen:
Door het aanzetten van deze optie, wordt de e-mail direct verstuurd en niet meer klaar gezet bij 'Te verzenden'.
8. Verwachte onderhoudskosten
Door het aanzetten van deze optie, kunt u per installatie de verwachte kosten voor het onderhoud invullen.