Techniek - Meldingen

Bloxs Support

Gewijzigd op: Ma, 28 Mrt, 2022 om 2:18 PM

Om de instellingen van meldingen te configureren, ga naar 'Admin' → 'Techniek' → 'Meldingen'.

1. Meldingen gebruiken

Om het werken met meldingen aan te zetten, zet hier de optie 'Meldingen gebruiken' aan.

2. Meldingsnummer

Elke melding heeft een unieke referentie, dit heet het 'Meldingsnummer'. De opbouw van deze code is standaard geconfigureerd, indien u een andere code wenst, bijvoorbeeld een andere beginletter of cijferreeks, dan kunt u dat hier aanpassen.

3. Statussen

Hier kunt u de 'Statussen' toevoegen, wijzigen en/of verwijderen. Klik op '+ Status toevoegen' om een nieuwe status toe te voegen.

Let op: U kunt een status niet verwijderen indien deze gekoppeld is aan een bestaande melding. De naam van de status is wel te wijzigen, deze wijziging wordt dan doorgevoerd voor alle bestaande meldingen met die categorie.

4. Probleemcategorieën

Hier kunt u de 'Probleemcategorieën' toevoegen, wijzigen en/of verwijderen. Klik op '+ Voeg een probleemcategorie toe' om een nieuwe categorie toe te voegen.

Let op: U kunt een categorie niet verwijderen indien deze gekoppeld is aan een bestaande melding. De naam van de categorie is wel te wijzigen, deze wijziging wordt dan doorgevoerd voor alle bestaande meldingen met die categorie.

5. E-mailadressen

Uitgaand e-mailadres meldingen:

Hier kunt u het e-mailadres selecteren welke wordt gebruikt voor uitgaande meldingsgerelateerde e-mails. Om een e-mailadres toe te voegen of te wijzigen, ga naar het onderdeel 'Admin' → 'Koppelingen' → 'E-mail'.

Inkomend e-mailadres meldingen:

Hier kunt u het e-mailadres selecteren welke wordt gebruikt voor inkomende meldingsgerelateerde e-mails. Indien mogelijk, worden inkomende e-mails die verzonden worden naar dit e-mailadres, automatisch gekoppeld aan de melding.

Om een e-mailadres toe te voegen of te wijzigen, ga naar het onderdeel 'Admin' → 'Koppelingen' → 'E-mail'.

Let op: Wij adviseren een apart e-mailadres toe te wijzen voor het gebruik voor meldingen. U kunt inkomende e-mails alleen automatisch laten koppelen aan een melding als voor het inkomende e-mailadres het 'Inbox type' is ingesteld op 'Meldingen'. Dit kunt u instellen via 'Admin' → 'Koppelingen' → 'E-mail'.

Omschrijving taak inkomende e-mail:

Voor een inkomende e-mail die automatisch is gekoppeld aan een melding, wordt automatisch een taak aangemaakt. In dit onderdeel 'Omschrijving taak inkomende e-mail' kunt u de omschrijving van de taak aanpassen.

6. Werkbon en e-mail template

Wanneer u een nieuwe melding aanmaakt, kan een e-mail met werkbon verzonden worden. (Een werkbon is een PDF-document waarin specifieke meldingsgegevens automatisch worden gevuld.) Hier kunt u deze e-mail en de werkbon configureren.

E-mail met werkbon automatisch versturen:

Door het aanzetten van deze optie, wordt de e-mail met werkbon automatisch verstuurd zodra u in een melding klikt op 'Opslaan en versturen'. De e-mail zal daardoor niet meer worden klaargezet bij 'Te verzenden'.

Onderwerp e-mail werkbon:

Hier kunt u het onderwerp van de mail wijzigen die wordt verzonden bij het versturen van een werkbon.

Werkbon e-mail template:

Hier kunt u het template van de mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de mail en de tekst die in de mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.

Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.

Werkbon:

Hier kunt u het template van de werkbon wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de werkbon en de tekst die in de werkbon wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.

Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de uploadknop kunt u een template bestand uploaden.

Bijlage meesturen:

Door het aanzetten van deze optie worden alle bijlagen van de melding toegevoegd aan als bijlage aan de e-mail met de werkbon die verstuurd wordt naar de leverancier.

7. Automatische herinneringen

Herinneringstaak bij lage prioriteit:

Hier kunt u instellen of u gebruikt wilt maken van herinneringstaken voor nieuwe meldingen met lage prioriteit. Dat betekent dat er een taak wordt aangemaakt indien de toegewezen leverancier niet binnen de termijn heeft gereageerd.

Termijn herinneringstaak bij lage prioriteit:

Hier kunt instellen na hoeveel uur de herinneringstaak gemaakt moet worden. Dit is het aantal uur tussen het toewijzen van de melding en het maken van de herinneringstaak.

Omschrijving herinneringstaak bij lage prioriteit:

Hier kunt u de omschrijving van de taak wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals de referentie van de melding en de naam van het object waar de melding betrekking op heeft.

Herinneringstaak bij normale prioriteit:

Hier kunt u instellen of u gebruikt wilt maken van herinneringstaken voor nieuwe meldingen met normale prioriteit. Dat betekent dat er een taak wordt aangemaakt indien de toegewezen leverancier niet binnen de termijn heeft gereageerd.

Termijn herinneringstaak bij normale prioriteit:

Hier kunt instellen na hoeveel uur de herinneringstaak gemaakt moet worden. Dit is het aantal uur tussen het toewijzen van de melding en het maken van de herinneringstaak.

Omschrijving herinneringstaak bij normale prioriteit:

Herinneringstaak bij hoge prioriteit:

Hier kunt u instellen of u gebruikt wilt maken van herinneringstaken voor nieuwe meldingen met hoge prioriteit. Dat betekent dat er een taak wordt aangemaakt indien de toegewezen leverancier niet binnen de termijn heeft gereageerd.

Termijn herinneringstaak bij hoge prioriteit:

Hier kunt instellen na hoeveel uur de herinneringstaak gemaakt moet worden. Dit is het aantal uur tussen het toewijzen van de melding en het maken van de herinneringstaak.

Omschrijving herinneringstaak bij hoge prioriteit:

Herinneringstaak bij status 'On hold':

Hier kunt u instellen of u gebruikt wilt maken van herinneringstaken voor nieuwe meldingen met de status 'On hold'. Dat betekent dat er een taak wordt aangemaakt indien u een herinnering wenst te ontvangen voor een taak die 'on hold' is gezet.

Termijn herinneringstaak bij status 'On hold':

Hier kunt instellen na hoeveel uur de herinneringstaak gemaakt moet worden. Dit is het aantal uur tussen het toewijzen van de melding en het maken van de herinneringstaak.

Omschrijving herinneringstaak bij status 'On hold':

Leverancier herinneren:

Door het aanzetten van deze optie, dan per melding worden ingesteld dat voor de leverancier een herinnering (e-mail) wordt aangemaakt als de opdracht (melding) niet door de leverancier is geaccepteerd. De herinnering wordt aangemaakt als:

De melding niet de status 'Afgerond' of 'On hold' heeft;
De e-mail met werkbon voor de leverancier is aangemaakt;
Voor de melding niet is aangegeven dat de opdracht door de leverancier is geaccepteerd (dit moet de leverancier doen in zijn/haar 'Leveranciersportaal';
De herinneringsdatum is verstreken.

Standaard herinneringstermijn:

Hier kunt instellen na hoeveel dagen de herinneringsmail gemaakt moet worden. Dit is het aantal dagen vanaf het moment dat de e-mail met de werkbon is verstuurd naar de leverancier.

Leverancier herinneren standaard aan:

Door het aanzetten van deze optie staat de optie 'Leverancier herinneren' standaard aan bij nieuwe meldingen. De gebruiker kan deze standaard instelling overschrijven bij het aanmaken of wijzigen van een melding door de herinnering voor de leverancier zelf aan of uit te zetten.

Onderwerp herinneringse-mail leverancier:

Hier kunt u het onderwerp van de mail wijzigen die wordt verzonden bij het versturen van een werkbon. Daarbij kan gebruiker gemaakt worden van velden die automatisch gevuld worden, zoals de naam van het object waar de melding betrekking op heeft.

Template herinneringse-mail leverancier:

Hier kunt u het template van de mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de mail en de tekst die in de mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.

Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt opslaan als back-up op uw pc, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.

Herinneringse-mail leverancier automatisch versturen:

Door het aanzetten van deze optie, wordt de e-mail automatisch verstuurd. De e-mail zal daardoor niet meer worden klaargezet bij 'Te verzenden'.

Omschrijving nieuwe melding huurdersportaal :

Indien een huurder een melding doet in het huurdersportaal, wordt automatisch een taak aangemaakt. Hier kunt u de omschrijving van de taak aanpassen.

Omschrijving nieuwe melding eigenarenportaal:

Indien een huurder een melding doet in het eigenarenportaal, wordt automatisch een taak aangemaakt. Hier kunt u de omschrijving van de taak aanpassen.

8. Verwachte kosten

Door het aanzetten van deze optie kunt u de verwachte kosten van een melding vastleggen en aangeven wat voor een type kosten het betreft. Dit heet een kostensoort.

In het onderdeel 'Kostensoorten' kunt u de kostensoorten bekijken, wijzigen, verwijderen en toevoegen.

Aan elke kostensoort is een grootboekrekening gekoppeld. Indien u een inkoopfactuur boekt, en de betreffende melding selecteert, dan wordt automatisch de grootboekrekening van de betreffende kostensoort gebruikt, en de verwachte kosten van de melding worden getoond zodat het factuurbedrag daarmee kan worden gecontroleerd.

9. E-mail aanmaken na opslaan en versturen werkbon

Door het aanzetten van deze optie, wordt na het klikken op 'Opslaan en versturen' in een melding, automatisch gevraagd of er een mail gestuurd moet worden naar andere betrokkenen van de melding. Bijvoorbeel de huurder of de eigenaar. Vervolgens kunt u selecteren welke betrokkene gemaild moet worden en wordt de mail direct aangemaakt.

10. Velden tonen

Behandelaar:

Door het aanzetten van deze optie moet bij elke melding verplicht een behandelaar ingevuld worden. Dat is een gebruiker in Bloxs. Hier wordt automatisch de naam ingevuld van de gebruiker die de melding aanmaakt, dit kan aangepast worden.

Voor nieuwe meldingen die via het huurders- of eigenarenportaal zijn aangemaakt wordt automatisch de naam ingevuld van de gebruiker die de melding voor het eerst wijzigt.

De behandelaar is ook toe te voegen als kolom in het overzicht van alle meldingen. Zie hiervoor de kolomkiezer in 'Meldingen' > 'Meldingen'.

Taken automatisch toewijzen aan behandelaar van melding:

Door het aanzetten van deze optie, worden taken die automatisch aangemaakt worden en gerelateerd zijn aan een melding, toegewezen aan de behandelaar van de melding.

Contactpersoon melder:

Door het aanzetten van deze optie kunt u, als de melder een organisatie is, een contactpersoon van de organisatie kiezen als contactpersoon van de melding.

Eenmalige contactpersoon melder:

Door het aanzetten van deze optie kunt u, als de melder een organisatie is, de gegevens van een eenmalige contactpersoon toevoegen. U kunt dan de naam, telefoon, mobiel en/of e-mail adres toevoegen. Deze eenmalige relatiegegevens worden niet als relatie opgeslagen.

Kosten voor huurder:

Door het aanzetten van deze optie worden kan bij de melding worden aangegeven dat de kosten voor rekening van de huurder zijn. Wanneer dit het geval is, dan kan de werkbon hierop aangepast worden zodat de leverancier weet of de factuur voor de werkzaamheden aan de eigenaar/beheerder of de huurder verstuurd kan worden.

Let op: Wilt u het adres van de huurder tonen als factuuradres indien deze optie aan staat, pas dan het template van de werkbon hierop aan. Heeft u hier hulp bij nodig? Neem dan contact op met de helpdesk.

11. E-mails bij nieuwe melding via portaal

E-mail versturen bij nieuwe melding via portaal:

Door het aanzetten van deze optie, wordt er een e-mail verstuurd als er een nieuwe melding is aangemaakt in het huurders- of eigenarenportaal, naar één of meerdere in te stellen mail adressen.

E-mailadres(sen):

Hier kunt u het de e-mail adressen instellen waarvoor een e-mail wordt aangemaakt, wanneer er via het huurders- of eigenarenportaal een nieuwe melding wordt aangemaakt.

Onderwerp e-mail nieuwe melding portaal:

Hier kunt u het onderwerp van de mail wijzigen die wordt aangemaakt bij een nieuwe melding in het portaal. U kunt daarin gebruik maken van vrije teksten en diverse variabele velden die automatisch door Bloxs gevuld worden.

Template e-mail nieuw melding portaal:

Hier kunt u het template van de mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de mail en de tekst die in de mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.

Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld opslaan op uw pc als back-up wanneer u het template bestand gaat wijzigen. Met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.

Automatisch e-mail versturen:

Door het aanzetten van deze optie, wordt de e-mail bij een nieuwe melding via het portaal, automatisch verstuurd. De e-mail zal daardoor niet meer worden klaargezet bij 'Te verzenden'.

12. Melding voor makelaar

Melding doorzetten aan makelaar:

Door het aanzetten van deze optie, worden meldingen die aangemaakt zijn via het huurdersportaal en die betrekking hebben op een object waar een makelaar aan is gekoppeld en géén technisch beheer voor wordt uitgevoerd, automatisch afgerond en zal er een e-mail (incl. werkbon) aan de makelaar worden klaargezet bij de tegel 'Te verzenden'.

Let op: U kunt deze functie alleen gebruiken indien u gebruik maakt van: het huurdersportaal (zie 'Admin' → 'Huurdersportaal'), 'Makelaars gebruiken' (zie 'Admin' > 'Relaties') en 'Technisch beheer' (zie 'Admin' → 'Objecten').

Onderwerp e-mail aan makelaar:

Hier kunt u het onderwerp van de mail wijzigen die wordt aangemaakt bij een de mail aan de makelaar. U kunt daarin gebruik maken van vrije teksten en diverse variabele velden die automatisch door Bloxs gevuld worden.

Template e-mail aan makelaar:

Hier kunt u het template van de mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de mail en de tekst die in de mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.

Automatisch e-mail versturen aan makelaar:

Door het aanzetten van deze optie, wordt de e-mail aan de makelaar automatisch verstuurd. De e-mail zal daardoor niet meer worden klaargezet bij 'Te verzenden'.

Stuur kopie werkbon naar makelaar:

Door het aanzetten van deze optie, wordt na het versturen van de werkbon aan de leverancier, ook een e-mail aan de makelaar gestuurd. Dit is de makelaar die is gekoppeld aan het object dat in de melding is gekozen. De e-mail bevat een kopie van de werkbon en komt klaar te staan bij 'Te verzenden'.

Let op: U kunt deze functie alleen gebruiken indien u gebruik maakt van makelaars (zie de optie 'Makelaars gebruiken' in 'Admin' > 'Relaties').

Onderwerp e-mail aan makelaar:

Template e-mail aan makelaar:

Hier kunt u het template van de mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de mail en de tekst die in de mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.

Automatisch e-mail versturen aan makelaar:

Door het aanzetten van deze optie, wordt de e-mail aan de makelaar automatisch verstuurd. De e-mail zal daardoor niet meer worden klaargezet bij 'Te verzenden'.