Om de instellingen van de batches te configureren, ga naar 'Admin' → 'Financieel' → 'Batches'.
1. Betaalbatches
- Gebruik betaalbatches:
Door het aanzetten van deze optie, kunt u gebruik maken van betaalbatches voor het betalen van inkoopfacturen en huurafrekeningen.
2. Verzamelbetalingen
- Verzamelbetalingen gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie, kunt u openstaande debet- en creditinkoopfacturen met elkaar verrekenen in een verzamelbetaling.
3. Betalingen onderweg
- Betalingen onderweg gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie, worden er automatisch 'Betalingen onderweg' boekingen gemaakt voor betalingen die zijn opgenomen in een betaalbatch welke nog niet is afgeletterd in de bank in Bloxs.
Zodra de betaling wordt afgeletterd in Bloxs, wordt er automatisch een tegenboeking gemaakt bij betalingen onderweg.
De betalingen onderweg boekingen kunt u terugvinden bij in het tabblad 'Financieel' bij de relaties voor wie u een betaling onderweg heeft.
4. Betaalbatch ondertekenen
- Betaalbatch ondertekenen:
Door het aanzetten van deze optie wordt elke betaaltbatch die uit Bloxs wordt gedownload, voorzien van een controlegetal. Dit getal wordt berekend door een algoritme (SHA-1 / SHA-2 / SHA-256).
Wanneer de betaaltbach wordt geüpload bij de bank, dan wordt door de bank opnieuw een controlegetal berekend (mits uw bank hetzelfde algoritme ondersteund). Wanneer dit controlegetald overeenkomt, kan worden gegarandeerd dat de betaalbatch in Bloxs en de betaalbatch in de bank identiek zijn aan elkaar en deze dus niet is gewijzigd tussen het moment van downloaden vanuit Bloxs en het uploaden bij de bank.
5. Betaalvoorstellen
- Betaalvoorstellen markeren als betaald:
Door het aanzetten van deze optie kunt u aangeven dat een betaalvoorstel al is betaald, waardoor deze niet meer wordt meegenomen in nieuwe betaalbatches.
6. Betaalbatch consolideren
- Betaalbatch consolideren:
Wanneer deze optie is ingeschakeld, worden alle betalingen binnen een betaalbatch geconsolideerd. Dit houdt in dat zowel in het bankoverzicht als in Bloxs slechts één enkele banktransactie wordt weergegeven voor de hele batch, in plaats van afzonderlijke transacties voor elke betaling. Dit zorgt voor een overzichtelijker banktransactiescherm, vooral bij het verwerken van grote hoeveelheden betalingen.
Als deze optie niet is ingeschakeld, bepaalt de bank die de betaalbatch verwerkt of de betalingen worden geconsolideerd. Dit kan betekenen dat de individuele betalingen toch los worden getoond, afhankelijk van de werkwijze van de bank.
7. Banksaldo
- Banksaldo automatisch afromen:
De functie "Banksaldo automatisch afromen" biedt de mogelijkheid om overtollige saldo’s automatisch over te boeken van een specifieke bankrekening naar een andere binnen dezelfde administratie.
Als deze functie is aangezet verschijnt er via de tegel 'Betalingen' een nieuw tabblad 'Periodieke boekingen'. Hier kan een nieuwe opdracht worden ingesteld voor het afromen van een overtollige banksaldo, waarbij dan wordt gekozen uit de bankrekening waarvan u wilt afromen en de rekenng waarnaar het bedrag moet worden overgeboekt.
De automatische afroming vindt plaats elke zaterdag. De betaling wordt automatisch aangemaakt en klaargezet onder de tegel ‘Betalingen’ op het dashboard.
De betaling kan daarna worden verwerkt zoals een reguliere betaling, afhankelijk van de instellingen van het systeem.
Bij het aanzetten van de functie verschijnt er een nieuw kopje 'Tussenrekening afromen banksaldo'. Hier kan een grootboekrekening worden ingesteld die gebruikt wordt voor tussentijdse boekingen tijdens het overboeken van het overtollige saldo.
- Tussenrekening afromen banksaldo:
Hier kunt u de grootboekrekening selecteren die wordt gebruikt voor tijdelijke boekingen tijdens het uitbetalen en ontvangen van het afgeroomde banksaldo.
8. Incassobatches
- Gebruik incassobatches:
Door het aanzetten van deze optie, kunt u gebruik maken van incassobatches voor het incasseren van verkoopfacturen.
9. Ontvangsten onderweg
- Ontvangsten onderweg gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie, worden er automatisch 'Ontvangsten onderweg' boekingen gemaakt voor incasso's die zijn opgenomen in een incassobatch welke nog niet is afgeletterd in de bank in Bloxs.
Zodra de incasso wordt afgeletterd in Bloxs, wordt er automatisch een tegenboeking gemaakt bij betalingen onderweg.
De betalingen onderweg boekingen kunt u terugvinden bij in het tabblad 'Financieel' bij de relaties voor wie u een betaling onderweg heeft.
10. Incassobatch ondertekenen
- Incassobatch ondertekenen:
Door het aanzetten van deze optie wordt elke incassobatch die uit Bloxs wordt gedownload, voorzien van een controlegetal. Dit getal wordt berekend door een algoritme (SHA-1 / SHA-2 / SHA-256).
Wanneer de incassobatch wordt geüpload bij de bank, dan wordt door de bank opnieuw een controlegetal berekend (mits uw bank hetzelfde algoritme ondersteund). Wanneer dit controlegetald overeenkomt, kan worden gegarandeerd dat de incassobatch in Bloxs en de incassobatch in de bank identiek zijn aan elkaar en deze dus niet is gewijzigd tussen het moment van downloaden vanuit Bloxs en het uploaden bij de bank.
11. Factuurnummer tonen
- Factuurnummer tonen in omschrijving van banktransactie uit incassobatch:
In de omschrijving van een uitgevoerde banktransactie uit een incassobatch wordt standaard het eerst object van de geïncasseerde factuur getoond.
Door het aanzetten van deze functie wordt ook het factuurnummer getoond in de omschrijving van een uitgevoerde banktransactie uit een incassobatch.
12. Taak aanmaken na boeken van een storno
- Wanneer deze optie is ingeschakeld, wordt er automatisch een taak aangemaakt zodra de storno geboekt wordt die voortkomt uit een verwerkte betaal- of incassobatch. Deze taak is terug te vinden in het takenscherm onder het kopje ‘Financieel’, waar ook aanvullende informatie over de betreffende transactie wordt vermeld. De taak toont de stornering direct op het dashboard, zodat u tijdig actie kunt ondernemen, zoals het opnieuw incasseren van de verkoopfactuur of het betalen van de inkoopfactuur aan de leverancier.