Om de servicekostenafrekeningen te beheren, ga naar 'Financieel' → 'Servicekosten'.
Binnen de functionaliteit van de servicekostenafrekening in Bloxs is het mogelijk om de in rekening gebrachte voorschotten bij de huurders af te rekenen op basis van de gemaakte kosten voor dit object. Een servicekostenafrekening kan zowel voor een gebouw als voor een complex gemaakt worden.
Bij de implementatie wordt er doorgaans al rekening mee gehouden om op een later moment de servicekostenafrekening module te gebruiken in Bloxs. Het is belangrijk dat een uniforme werkwijze wordt gehanteerd ten aanzien van de servicekosten op de winst- en verliesrekening of balans (wij adviseren de balans). Welke opbrengsten, voorschotten of niet verrekenbare servicekosten betreffen, de inrichting van de objecten en welke verdeelsleutels worden toegepast ten aanzien van inrichting van kosten grootboekrekeningen. Hiermee wordt het fundament gelegd voor het werken met de servicekostenafrekening in Bloxs. Uiteraard is het altijd mogelijk om op een later moment te starten met de module. Om dit zo efficiënt mogelijk te doen, adviseren wij dit samen met een Bloxs consultant op te pakken.
Belangrijk om te weten is dat de verrekening voor de servicekosten gebaseerd is op bedragen exclusief btw. Dat betekent dat zowel de voorschotten als kosten verrekend worden op basis van de exclusief btw geboekte bedragen. Hiernaast kunt u er voor kiezen om handmatig een servicekostenafrekening klaar te zetten of dat u dit jaarlijks automatisch door Bloxs laat genereren.
Nadat de controles zijn uitgevoerd en de servicekostenafrekening volledig akkoord is bevonden, kan een verrekening plaatsvinden. Dit resulteert automatisch in debet- en creditfacturen (met specificatie over de servicekostenafrekening) richting de huurders en de administratiekosten worden ook direct in rekening gebracht bij de huurders. Tegelijkertijd boekt Bloxs na verwerking van de servicekostenafrekening alle voorschotten en kosten tegen, zodat de balansposities van de servicekosten gesaldeerd worden en worden de niet verrekenbare servicekosten en leegstandskosten naar de door u geconfigureerde winst- & verlies grootboekrekeningen geboekt.
1. Overzicht
Hier ziet u een overzicht van alle servicekostenafrekening. Klik op een servicekostenafrekening om de detailgegevens te openen. Zie Servicekostenafrekeningen - Details en Acties voor uitleg over de detailgegevens.
2. Weergave opties
- Status:
Met deze optie kunt u kiezen welke afrekeningen getoond moeten worden. Daarbij heeft u keuze uit: Alle, Concept, Ingediend ter goedkeuring, Verwerkt en Geannuleerd.
- Export:
Hiermee kan het overzicht geëxporteerd worden naar Excel.
- Kolomkiezer:
Hiermee kunnen kolommen aan deze weergave toegevoegd of verwijderd worden. Tevens kunt u hier de kolomfilters aanzetten.
- Zoeken:
Hiermee kunt u zoeken naar een specifieke afrekening.
3. Nieuwe servicekostenafrekening
Klik op '+ Servicekostenafrekening' om een nieuwe afrekening aan te maken. Vervolgens verschijnt een scherm waarin u het object kunt selecteren en de startperiode en eindperiode van de afrekening.
U kunt hierbij alleen kiezen uit objecten waarbij de servicekostenafrekening mogelijkheid is ingeschakeld. U kunt dit als volgt instellen per object:
- Ga naar het object (een 'Gebouw' of een 'Complex')
- Klik op tabblad 'Instellingen servicekosten'
- Klik op 'Wijzigen'
- Zet het vinkje 'Servicekostenafrekening maken' aan en klik op 'Opslaan'
- Wijzig eventueel de verdeelsleutel en/of administratiekosten instellingen door op het potlood icoontje te klikken in het overzicht van de grootboekrekeningen.
4. Administratie van voorkeur
Hier kunt u een administratie van voorkeur instellen. Hierdoor worden alleen de afrekeningen getoond van de geselecteerde eigenaar.