Om de instellingen van indexeren te configureren, ga naar 'Admin' → 'Contracten' → 'Indexeren'.
1. Algemeen
- Gebruik indexeren:
Als deze optie ingeschakeld is, worden automatisch indexeringsvoorstellen klaargezet voor contracten waarvoor een indexering van toepassing is.
- Termijn indexeringsvoorstel:
Hier kunt u instellen hoeveel maanden voor de indexeringsdatum het indexeringsvoorstel klaar moet worden gezet.
- Termijn indexcijfer nieuw en oud:
Het indexeringspercentage voor de maandelijkse consumentenprijsindex (CPI) wordt berekend door het indexcijfer-nieuw te delen door het indexcijfer-oud. Standaard wordt voor het indexcijfer-nieuw de maand gehanteerd die vier maanden vóór de indexeringsdatum ligt. Het indexcijfer-oud is van dezelfde maand als indexcijfer-nieuw, maar dan één jaar eerder. Indien u een andere termijn dan die standaard vier maanden wenst, dan kunt u dat hier instellen.
2. E-mail afzendadres
In 'E-mail afzendadres indexeringsbrief' kunt u het e-mailadres selecteren dat wordt gebruikt voor het verzenden van indexeringsbrieven. Om een e-mailadres toe te voegen of te wijzigen, ga naar het onderdeel 'Admin' → 'Koppelingen' → 'E-mail'.
3. E-mail onderwerp en template
- Onderwerp e-mail indexeringsbrief:
Hier kunt u het onderwerp van de e-mail wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals de indexeringsdatum.
- Template e-mail indexeringsbrief:
Hier kunt u de template van de e-mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de mail en de tekst die in de mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u de template downloaden, zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma. Met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
4. Indexeren in facturatieperiode
- Indexeren binnen facturatieperiode:
Door het aanzetten van deze optie is het mogelijk om een indexeringsdatum te kiezen die in een facturatieperiode ligt. Hierdoor is de periode 'Factureren per' en de datum 'Automatisch factureren vanaf' niet meer bepalend voor het kiezen van een indexeringsdatum. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden indien er per kwartaal wordt gefactureerd, maar de indexering in het kwartaal valt.
- Suppletiefactuur maken:
Door het aanzetten van deze optie wordt na het verwerken van de indexering automatisch een suppletiefactuur (in concept) gemaakt. Dit betreft een suppletiefactuur voor iedere periode waarop de indexering betrekking heeft en waarvoor reeds een verwerkte factuur bestaat.
Indien u de suppletiefactuur verwerkt, dan wordt een e-mail met de factuur klaar gezet bij 'Te verzenden' op het dashboard.
- Suppletiefactuur automatisch goedkeuren:
Door het aanzetten van deze optie wordt de suppletiefactuur direct automatisch goedgekeurd.
5. Indexeren aftoppen op de maximale huur volgens WWS
Door het aanzetten van deze optie is het mogelijk om huurcontracten wonen af te toppen op de maximale kale huur die volgens het woningwaarderingsstelsel (WWS) van toepassing is op het object waarvoor wordt geïndexeerd.
De volgende punten zijn van belang bij het gebruik van deze functionaliteit:
- Het is noodzakelijk dat de puntentelling functionaliteit in gebruik is.
- Huurcontracten met meer dan één object kunnen niet worden afgetopt.
- Voor deze functie is het noodzakelijk om de indexeringstemplates aan te passen.
- Indexeringsvoorstellen kunnen niet automatisch verwerkt worden met het gebruik van deze functie.
Als deze optie is aangevinkt, kan er voor huurcontracten BOG een staffel worden vastgelegd met een indexeringspercentage van het type 'Maandelijkse index', 'Jaarlijkse index' of 'Maandelijkse index + samengestelde interest'. Deze staffel wordt toegepast bij de berekening van het indexeringspercentage van het huurcontract. Het indexeringspercentage wordt als volgt berekend:
- Het basisindexpercentage wordt berekend op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) cijfers;
- Vervolgens wordt het basisindexpercentage verhoogd met het opslagpercentage (indien van toepassing);
- De staffel van het huurcontract wordt daarna toegepast op het berekende indexeringspercentage (basisindexpercentage + opslagpercentage);
- De uitkomst van de staffelberekening wordt aangepast naar het minimum- of maximumpercentage (indien van toepassing);
- Het resultaat van bovenstaande berekening is het totaalpercentage dat wordt gebruikt om het huurcontract te indexeren.