Om de instellingen van indexeren te configureren, ga naar 'Admin' → 'Contracten' → 'Indexeren'.
1. Algemeen
- Gebruik indexeren:
Als deze optie ingeschakeld is, worden automatisch indexeringsvoorstellen klaar gezet voor contracten waarvoor een indexering van toepassing is.
- Termijn indexeringsvoorstel:
Hier kunt u instellen hoeveel maanden voor de indexeringsdatum, het indexeringsvoorstel klaar moet worden gezet.
- Termijn indexcijfer nieuw en oud:
Het indexeringspercentage voor de maandelijkse consumentenprijsindex (CPI) wordt berekend door het indexcijfer-nieuw te delen door het indexcijfer-oud. Standaard wordt voor het indexcijfer-nieuw, de maand gehanteerd, die vier maanden vóór de indexeringsdatum ligt. Het indexcijfer-oud is van dezelfde maand als indexcijfer-nieuw, maar dan één jaar eerder. Indien u een andere termijn dan die standaard vier maanden wenst, dan kunt u dat hier instellen.
2. E-mail afzendadres
In 'E-mail afzendadres indexeringsbrief' kunt u het e-mailadres selecteren welke wordt gebruikt voor het verzenden van indexeringsbrieven. Om een e-mailadres toe te voegen of te wijzigen, ga naar het onderdeel 'Admin' → 'Koppelingen' → 'E-mail'.
3. E-mail onderwerp en template
- Onderwerp e-mail indexeringsbrief:
Hier kunt u het onderwerp van de e-mail wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals de indexeringsdatum.
- Template e-mail indexeringsbrief:
Hier kunt u de template van de e-mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de mail en de tekst die in de mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u de template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
4. Indexeren in facturatieperiode
- Indexeren binnen facturatieperiode:
Door het aanzetten van deze optie is het mogelijk om een indexeringsdatum te kiezen die in een facturatieperiode ligt. Hierdoor is de periode 'Factureren per' en de datum 'Automatisch factureren vanaf' niet meer bepalend voor het kiezen van een indexeringsdatum. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden indien er per kwartaal wordt gefactureerd, maar de indexering in het kwartaal valt.
- Suppletiefactuur maken:
Door het aanzetten van deze optie wordt na het verwerken van de indexering automatisch een suppletiefactuur (in concept) gemaakt. Dit betreft een suppletiefactuur voor iedere periode waarop de indexering betrekking heeft en waarvoor reeds een verwerkte factuur bestaat.
Indien u de suppletiefactuur verwerkt, dan wordt een e-mail met de factuur klaar gezet bij 'Te verzenden' op het dashboard.
- Suppletiefactuur automatisch goedkeuren:
Door het aanzetten van deze optie wordt de suppletiefactuur direct automatisch goedgekeurd.