Om de detailgegevens van een inkoopfactuur te zien, klik op de inkoopfactuur. Dit kan onder andere in het totaaloverzicht van de inkoopfacturen (zie Financieel → Inkoopfacturen) en in het tabblad 'Facturen' van een eigenaar.
1. Algemeen
Hier worden de algemene gegevens van de factuur benoemd, zoals het onderwerp, de afzender van de factuur en aan wie de factuur gericht is.
U kunt het onderwerp van de inkoopfactuur wijzigen door op het 'potloodicoon' te likken. Het heropenen van de factuur is hiervoor niet nodig. Ziet u dit icoon niet? Dan kunt u dat instellen in Admin → Financieel.
In 'Controlegetal' kunt een waarde invullen. Om de factuur te kunnen verwerken, moet de som van de factuurregels inclusief BTW overeenkomen met die waarde.
In 'Doorbelasten' kunt u aangeven of de factuur (deels) doorbelast moet worden. Vinkt u dit aan voor deze factuur, dan kunt u vervolgens per factuurregel aangeven wat u wilt door belasten.
Na het verwerken van de inkoopfactuur, wordt direct een verkoopfactuur aangemaakt met de door te belasten kosten.
2. Betalingsdetails en status
Hier worden de details omtrent de betaling van de factuur getoond. Tevens kunt u hier doorklikken naar de gemaakte boeking en de betaalstatus van de factuur in zien.
Indien de factuur op basis van 'scan & herken' is binnengekomen, dan kunt u doorklikken naar de mail in 'Factuur afkomstig uit e-mail'.
Indien er transacties aan de factuur zijn gekoppeld, dan kunt u klikken op de informatie bij 'Betaalstatus' om te zien welke transacties dit zijn en vervoglens kunt u doorklikken op die transactie om deze in de bank te bekijken. Zijn er (nog) geen transacties gekoppeld, dan kunt u hier niet op klikken.
Is de betaling van de inkoopfactuur verwerkt in een betaalbatch, dan kunt u doorklikken naar de batch in 'In batch'.
3. Factuurweergave
Hier wordt de inkoopfactuur getoond die door het systeem gegenereerd is.
4. Factuurregels
Hier worden de factuurregels getoond. Daarin is te zien op welke grootboekrekening de bedragen geboekt worden, wat de omschrijving is van de factuurregel, aan welke object bedragen zijn gekoppeld en wat de BTW details van de factuurregel zijn.
Velden waarin het 'potloodicoon' is weergegeven kunt u wijzigen, door op dit icoon te klikken. Het heropenen van de factuur is hiervoor niet nodig. Ziet u dit icoon niet? Dan kunt u dat instellen in Admin → Financieel.
5. Geschiedenis en opmerkingen
Hier wordt de geschiedenis van de factuur getoond. Zo is hier bijvoorbeeld terug te zien wanneer de factuur is opgevoerd, goedgekeurd en eventueel heropend. Dit wordt automatisch aangemaakt indien een gebruiker een handeling aan de factuur uitvoert.
Klik op '+ Opmerking' om een opmerking toe te voegen.
6. Acties
Afhankelijk van de status van de inkoopfactuur, kunt u de volgende acties uitvoeren. Per status staat aangegeven welke acties dit zijn.
- Nieuw -
- Opslaan:
Als u hierop klikt wordt de factuur opgeslagen. De factuur krijgt dan de status 'Concept' en staat klaar bij 'Inkoopfacturen' → 'Te behandelen'.
- Opslaan en nieuw:
Als u hierop klikt wordt de factuur opgeslagen. De factuur krijgt dan de status 'Concept'. Vervolgens kunt u direct een nieuwe inkoopfactuur aanmaken.
- Indienen ter goedkeuring/Definitief verwerken:
Met de knop 'Indienen ter goedkeuringen' wordt de factuur klaar gezet voor goedkeuring. De factuur krijgt dan de status 'Ingediend ter goedkeuring' en staat klaar bij 'Inkoopfacturen' → 'Goedkeuren'.
Met de knop 'Definitief verwerken' wordt de factuur direct verwerkt. De factuur krijgt dan de status 'Goedgekeurd' en staat klaar in 'Financieel' → 'Bank' → 'Betalingen'.
- Indienen ter goedkeuring/Definitief verwerken en nieuw:
Hiermee kunt u de factuur indienen ter goedkeuring/definitief verwerken en vervolgens direct een nieuwe inkoopfactuur aanmaken.
- Terug:
Hiermee gaat u terug naar het overzicht met inkoopfacturen, er wordt hierdoor geen factuur aangemaakt.
- Concept -
- Downloaden:
Hiermee kunt u de bijlage van de inkoopfactuur downloaden.
- Wijzigen:
Als u hierop klikt kunt u de factuur wijzigen. Vervolgens zijn de gegevens van de inkoopfactuur aan te passen.
- Indienen ter goedkeuring/Definitief verwerken:
Met de knop 'Indienen ter goedkeuringen' wordt de factuur klaar gezet voor goedkeuring. De factuur krijgt dan de status 'Ingediend ter goedkeuring' en staat klaar bij 'Inkoopfacturen' → 'Goedkeuren'.
Met de knop 'Definitief verwerken' wordt de factuur direct verwerkt. De factuur krijgt dan de status 'Goedgekeurd' en staat klaar in 'Financieel' → 'Bank' → 'Betalingen'.
Indien u heeft ingesteld dat de betreffende eigenaar de inkoopfacturen moet goedkeuren, dan wordt hier alsnog 'Indienen ter goedkeuring getoond'. Na het klikken op deze knop, wordt de factuur direct ter goedkeuring klaar gezet in het eigenarenportaal.
- Verwijderen:
Hiermee wordt de factuur verwijderd. De factuur is dan niet meer terug te vinden in het systeem.
- Ingediend ter goedkeuring -
- Downloaden:
Hiermee kunt u de bijlage van de inkoopfactuur downloaden.
- Wijzigen:
Als u hierop klikt kunt u de factuur wijzigen. Vervolgens zijn de gegevens van de inkoopfactuur aan te passen.
- Goedkeuren:
Hiermee wordt de factuur goedgekeurd. De factuur krijgt dan de status 'Goedgekeurd' en staat klaar in 'Financieel' → 'Bank' → 'Betalingen'.
Indien u heeft ingesteld dat de betreffende eigenaar de inkoopfacturen moet goedkeuren, dan wordt hier 'Indienen ter goedkeuring getoond'. Na het klikken op deze knop, wordt de factuur ter goedkeuring klaar gezet in het eigenarenportaal.
- Afkeuren:
Hiermee wordt de factuur afgekeurd en moet de reden van afkeuren ingevuld worden. De factuur krijgt dan de status 'Afgekeurd' en staat klaar bij 'Inkoopfacturen' → 'Te behandelen'.
- Ingediend ter goedkeuring (eigenaar) -
- Downloaden:
Hiermee kunt u de bijlage van de inkoopfactuur downloaden.
Ter verduidelijking wordt onderstaand aangegeven welke acties de eigenaar kan uitvoeren in het eigenarenportaal, zodra een factuur bij de eigenaar is ingediend ter goedkeuring.
- Weergave in eigenarenportaal:
De eigenaar kan in het eigenarenportaal, de volgende acties uit te voeren.
- Downloaden
Hiermee kan de bijlage van de inkoopfactuur gedownload worden.
- Goedkeuren en volgende
Hiermee wordt de inkoopfactuur goedgekeurd en de volgende goed te keuren inkoopfactuur getoond.
- Afkeuren en volgende
Hiermee wordt de inkoopfactuur afgekeurd en moet de eigenaar de reden van afkeur toevoegen, vervolgens wordt de volgende goed te keuren inkoopfactuur getoond.
- Overslaan en volgende
Hiermee wordt de inkoopfactuur overgeslagen en de volgende goed te keuren inkoopfactuur getoond.
- Goedgekeurd -
- Downloaden:
Hiermee kunt u de bijlage van de inkoopfactuur downloaden.
- Maak kopie:
Hiermee wordt een kopie gemaakt van de gegevens van de inkoopfactuur met uitzondering van de bijlage. De gegevens zijn vervolgens direct handmatig te wijzigen en te verwerken.
- Bijlage wijzigen:
Als u hierop klikt kunt u de bijlage van de inkoopfactuur wijzigen.
- Heropenen:
Hiermee wordt de factuur heropend en de factuur kan vervolgens aangepast worden door te klikken op 'Wijzigen'. De factuur krijgt de status 'Concept' en staat klaar bij 'Inkoopfacturen' → 'Te behandelen'.
- Afgekeurd -
- Downloaden:
Hiermee kunt u de bijlage van de inkoopfactuur downloaden.
- Wijzigen:
Als u hierop klikt kunt u de factuur wijzigen. Vervolgens zijn de gegevens van de inkoopfactuur aan te passen.
- Annuleren:
Als u hierop klikt kunt u de factuur wijzigen. Vervolgens zijn de gegevens van de inkoopfactuur aan te passen.
- Afgekeurd (Eigenaar) -
- Downloaden:
Hiermee kunt u de bijlage van de inkoopfactuur downloaden.
- Indien ter goedkeuring:
Hiermee wordt de factuur opnieuw ter goedkeuring aangeboden aan de eigenaar.
- Afkeuren:
Hiermee wordt de factuur afgekeurd en moet de reden van afkeuren ingevuld worden. De factuur krijgt dan de status 'Afgekeurd' en staat klaar bij 'Inkoopfacturen' → 'Te behandelen'.
- Geannuleerd -
- Heropenen:
Hiermee wordt de factuur heropend en de factuur kan vervolgens aangepast worden door te klikken op 'Wijzigen'. De factuur krijgt de status 'Concept' en staat klaar bij 'Inkoopfacturen' → 'Te behandelen'.