Indien u een nieuw algemeen contract wil aanmaken, ga via de module 'Contracten' naar 'Algemene contracten'. Hier kunt u klikken op de groene knop rechtsboven '+Algemeen contract'.
Vervolgens opent het volgende scherm:
1. Algemeen
- Vrije naam:
Hier kan een vrije naam voor het algemene contract worden ingevoerd. Deze functie kan worden aangezet via 'Admin' → 'Contracten' → 'Algemene contracten' → 'Naamveld gebruiken'.
2. Contactgegevens
- Eigenaar:
Hier kan een eigenaar voor het algemeen contract worden ingevoerd.
- Contractant:
Hier kan de contractant van het algemeen contract worden ingevoerd.
- Object(en):
Hier kan het object of kunnen de objecten worden ingevoerd waar het algemeen contract betrekking op heeft.
3. Looptijd
- Ingangsdatum:
Hier kan de ingangsdatum van het algemeen contract worden ingevoerd.
- Einddatum:
Hier kan de einddatum van het algemeen contract worden ingevoerd.
- Opzegtermijn:
Hier kan de opzegtermijn van het algemeen contract worden ingevoerd.
- Automatisch verlengen:
Hier kan worden aangegeven of het algemeen contract automatisch verlengd moet worden. Het algemeen contract wordt automatisch verlengd indien de opzegtermijn is verstreken.
- Verlengen met:
Hier kan worden aangegeven met hoe veel maanden het contract verlengd moet worden. U kunt verschillende verlengperiodes invoeren.
De eerste verlengperiode blijft zichzelf herhalen tenzij er een tweede verlengperiode is ingesteld, in dat geval blijft de tweede verlingsperiode zich herhalen tenzij er een derde verlengperiode is ingesteld, enzovoorts.
4. Notificaties
- Expiratie melding:
Hier kan worden aangegeven of er een expiratie melding voor het algemeen contract moet worden aangemaakt.
- Maanden voor einddatum dat melding gemaakt moet worden:
Hier kan het aantal maanden voor de einddatum worden ingevoerd dat er een expiratie melding moet worden aangemaakt. Let erop dat dit wordt ingesteld vóórdat het contract automatisch verlengd wordt. De termijn moet dus langer zijn dan de opzegtermijn.
5. Financieel
- Bankrekening:
Hier kan de bankrekening worden ingevoerd. Op deze rekening komen de ontvangsten binnen en deze bankrekening wordt dus gebruikt voor de verkoopfacturen die vanuit dit contract geprolongeerd worden.
- Betaalwijze:
Hier kan de betaalwijze worden ingesteld die wordt gehanteerd.
- Betaaltermijn:
Hier kan de betaaltermijn worden ingevoerd.
- Factureren per:
Hier kan de termijn worden ingesteld die gebruikt wordt voor de facturering.
- Automatisch factureren vanaf:
Hier kan worden ingesteld vanaf wanneer er automatisch gefactureerd moet worden. Vanaf deze datum worden facturen automatisch geprolongeerd. Voor de periode tussen de ingangsdatum van het contract en de datum 'Automatisch factureren vanaf' dient u handmatig een factuur aan te maken/
- Indexeringsmethode:
Indien van toepassing, kan hier de indexeringsmethode worden ingesteld. U kunt de indexeringsmethodes configureren via 'Admin' → 'Contracten' → 'Indexeringsmethoden'.
- Volgende indexeringsdatum:
Hier kan worden ingesteld op welke datum de volgende indexering moet plaatsvinden.
- Contract niet prolongeren:
Indien u het contract niet wil prolongeren, kunt u deze knop aanzetten. U kunt deze functie aanzetten in 'Admin' → 'Contracten' → 'Algemene contracten' → 'Niet prolongeren'. Er worden dan geen facturen en financiële boekingen gemaakt voor dit contract.
- Facturen verzenden:
Indien u facturen wil verzenden, kunt u deze knop aanzetten. Er wordt een mail klaargezet met de factuur zodra u de factuur goedkeurt. Afhankelijk van uw instellingen wordt de mail met factuur automatisch verstuurd.
- Extra factuurtekst:
Indien er extra tekst op de factuur moet komen, kan deze hier worden ingevoerd. Let er op dat de templates hier op moeten worden aangepast. U kunt deze functie aanzetten via 'Admin' → 'Contracten' → 'Algemene contracten' → 'Extra factuurtekst gebruiken'.
- Inkoopfactuur maken:
Indien u automatisch inkoopfacturen wil maken voor de verkoopfactur, kunt u deze knop aanzetten. Dit kan van toepassing zijn indien de contractant ook een eigenaar is in Bloxs waarvoor u de financiële administratie voert.
Indien aangevinkt en wanneer de contractant van dit algemene contract een eigenaar is, kunt u de geprolongeeerde verkoopfactuur automatisch als inkoopfactuur laten aanmaken in de administratie van de contractant. Deze functie kunt u aanzetten via 'Admin' -> 'Contracten' → 'Algemene contracten' → 'Inkoopfactuur maken voor prolongatiefactuur'.
6. Opmerkingen
Indien u extra opmerkingen wil plaatsen bij dit algemeen contract, kunt u dat hier doen.
7. Acties
- Annuleren:
Indien u het algemeen contract wilt annuleren, klikt u op deze knop.
- Opslaan:
Indien u het algemeen contract wilt aanmaken en opslaan, klikt u op deze knop.