Om de instellingen van huurafrekeningen te configureren, ga naar 'Admin' → 'Financieel' → 'Huurafrekeningen'.
1. Algemeen
- Huurafrekening code:
Elke huurafrekening heeft een unieke code, hier kunt u het formaat en de beginwaarde instellen van deze code.
- Standaard bestandsnaam huurafrekening:
Hier kunt u de standaard bestandsnaam instellen van het Pdf-bestand dat wordt gegenereerd bij het verwerken van een huurafrekening. U kunt hierin gebruik maken van vrije tekst en van velden die automatisch het nummer van de huurafrekening en/of de naam van de eigenaar tonen.
- Standaard betaaltermijn:
Hier kunt u de standaard betaaltermijn instellen voor de betaling van het saldo van de huurafrekening en voor de beheervergoedingfactuur.
2. Meerdere huurafrekeningen met 1 dag verlengen
Door het aanzetten van deze optie is het mogelijk om, in het overzicht van de huurafrekeningen, meerdere concept huurafrekening te selecteren en daarvan de periode met 1 dag te verlengen.
3. Afrekenen
- Inkomsten afrekenen op basis van verkoopfacturen:
Door het aanzetten van deze optie, kan voor een eigenaar worden ingesteld dat in de huurafrekening, de opbrengsten zijn gebaseerd op de goedgekeurde verkoopfacturen met een factuurdatum die valt binnen de periode van de huurafrekening.
Staat deze optie uit, dan wordt er standaard afgerekend op basis van banktransacties.
- Uitgaven afrekenen op basis van verkoopfacturen:
Door het aanzetten van deze optie, kan voor een eigenaar worden ingesteld dat in de huurafrekening, de kosten zijn gebaseerd op de goedgekeurde inkoopfacturen met een factuurdatum die valt binnen de periode van de huurafrekening.
Staat deze optie uit, dan wordt er standaard afgerekend op basis van banktransacties.
4. Grootboekrekeningen uitsluiten
- Uitsluitingen:
Hier kunt u grootboekrekeningen toevoegen die uitgesloten moeten worden van nieuwe huurafrekeningen. Indien transacties op deze grootboekrekening worden geboekt, dan worden deze niet meegenomen in een huurafrekening.
5. Beheervergoedingen
- Beheervergoeding boeken op grootboekrekeningen:
Hier wordt getoond op welke grootboekrekening, de omzet voor de beheervergoedingen geboekt moet worden. Daarbij wordt zowel de grootboekrekening voor de verkoop/administratie van de beheerder getoond en de grootboekrekening voor de inkoop/administratie van de eigenaar.
- Meerdere grootboekrekeningen voor beheervergoeding:
Door het aanzetten van deze optie, kunt u per eigenaar instellen welke grootboekrekeningenkoppel gebruikt moet worden voor het boeken van de beheervergoeding.
De grootboekrekeningenkoppels kunt u instellen in 'Beheervergoeding boeken op grootboekrekeningen'. Vervolgens kunt u in dit voor een eigenaar instellen, in het tabblad 'Instellingen huurafrekening' van de eigenaar.
- Beheervergoeding berekenen voor grootboekrekeningen:
Hier kunt u aangeven over welke grootboekrekening(en) automatisch beheervergoedingen berekend moeten worden.
- Voor beheervergoeding af kunnen wijken van standaard grootboekrekeningen:
Door het aanzetten van deze optie, kunt u per eigenaar specifieke grootboekrekeningen instellen die gebruikt worden voor het berekenen van de beheervergoeding. Dit kunt u instellen bij de detailgegevens van de eigenaar, in het tabblad 'Instellingen huurafrekening'.
- Beheervergoeding over credit bedragen:
Door het aanzetten van deze optie, wordt er ook beheervergoeding berekend over credit verkoopfacturen en storneringen. Dit betekent dat de eigenaar beheervergoedingen gecrediteerd krijgt.
- Beheervergoeding over bedragen incl. btw:
Door het aanzetten van deze optie, kunt u per eigenaar instellen of beheervergoeding berekend moet worden over de bedragen incl. btw. Standaard is dit over de bedragen excl. btw. Dit kunt u instellen bij de detailgegevens van de eigenaar, in het tabblad 'Instellingen huurafrekening'.
- Afwijkende factuurdatum factuur beheervergoeding:
Door het aanzetten van deze optie, zal de factuurdatum voor de verkoop- en de inkoopfactuur voor de beheervergoeding automatisch op de einddatum van de bijbehorende huurafrekening worden gezet.
Let op: de datum van het betaalvoorstel voor de beheervergoeding en voor het saldo aan de eigenaar is gelijk aan de vervaldatum van de inkoopfactuur.
- Download concept factuur beheervergoeding:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om een concept factuur voor de beheervergoeding te downloaden.
6. E-mail en templates
- E-mail afzendadres huurafrekening:
Hier kunt u het e-mailadres selecteren welke wordt gebruikt voor het verzenden van huurafrekeningen. Om een e-mailadres toe te voegen of te wijzigen, ga naar het onderdeel 'Admin' → 'Koppelingen' → 'E-mail'.
- Onderwerp e-mail huurafrekening:
Hier kunt u het onderwerp van de e-mail wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals de referentie van de huurafrekening en de start- en einddatum van de huurafrekening periode.
- Template e-mail huurafrekening:
Hier kunt u het template van de e-mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de e-mail en de tekst die in de e-mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
- Template huurafrekening:
Hier kunt u het template van de huurafrekening wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving en de tekst van het voorblad en de bijlage(n). Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
- Template huurafrekening (negatief):
Hier kunt u het template van de huurafrekening met een negatief saldo wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving en de tekst van het voorblad en de bijlage(n). Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
7. Facturen meezenden
- Facturen meezenden met de huurafrekening:
Door het aanzetten van deze optie, heeft u de mogelijkheid om (geautomatiseerd) de documenten van de verkoopfacturen en/of inkoopfacturen (mits er een bestand aanwezig is voor de inkoopfactuur) mee te sturen met de huurafrekening. De facturen zullen in een zipbestand worden toegevoegd aan de e-mail die naar de eigenaar verstuurd kan worden.
U kunt dit vervolgens instellen per eigenaar onder het tabblad 'Instellingen huurafrekening'.
- Facturen als bijlage achteraan de huurafrekening:
Door het aanzetten van deze optie, heeft u de mogelijkheid om de documenten van de verkoopfacturen en/of inkoopfacturen (mits er een bestand aanwezig is voor de inkoopfactuur) mee te sturen met de huurafrekening. De facturen zullen in het huurafrekening document toegevoegd worden als extra pagina's, dit betreft dan één PDF-bestand met daarin zowel de huurafrekening als de facturen.
U kunt dit vervolgens instellen per eigenaar onder het tabblad 'Instellingen huurafrekening'.
- Mee te zenden facturen:
Hier kunt u instellen welke verkoop- en/of inkoopfacturen u met de huurafrekening wilt meezenden. Daarbij zijn er drie opties:
- Afhankelijk van afrekenmethode huurafrekening.
Heeft u ingesteld dat u afrekent op basis van betalingen, dan worden facturen meegezonden waarvan de datum van de betaling valt, binnen de periode van de huurafrekening.
Wanneer u met een eigenaar afrekent op basis van verkoop- en of inkoopfacturen, dan worden de facturen waarvan de factuurdatum valt binnen de periode van de huurafrekening meegezonden.
- Facturen met een factuurdatum binnen periode van de huurafrekening:
Facturen waarvan de factuurdatum valt, binnen de periode van de huurafrekening, worden meegezonden.
- Facturen die betaald zijn binnen de periode van de huurafrekeningen:
Facturen waarvan de datum van de betaling valt, binnen de periode van de huurafrekening, worden meegezonden.
8. Templates beheervergoeding
- Onderwerp factuur beheervergoeding:
Hier kunt u het standaard onderwerp van de factuur voor de beheervergoeding wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals de referentie van de huurafrekening en de start- en einddatum van de huurafrekening periode.
- Gebruik alternatieve factuur templates:
Door het aanzette van deze optie, wordt er voor facturen voor beheervergoedingen alternatieve templates gebruikt in plaats van de standaard templates voor verkoop- en creditfacturen.
- Template factuur beheervergoeding:
Hier kunt u het template van de beheervergoeding factuur wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving en de tekst op de factuur. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
- Template creditfactuur beheervergoeding:
Hier kunt u het template van de credit beheervergoeding factuur wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving en de tekst op de factuur. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
9. Huurafrekeningen automatisch verwerken
- Huurafrekeningen automatisch verwerken:
Door het aanzetten van deze optie worden huurafrekeningen automatisch verwerkt wanneer de inkomsten, de uitgaven en de beheervergoeding gelijk zijn aan de vorige verwerkte huurafrekening van dezelfde eigenaar.
Voor de inkomsten, de uitgaven en de beheervergoeding kan (voor ieder afzonderlijk) daarnaast een marge ingesteld worden waarbij de nieuwe huurafrekening alleenautomatisch verwerkt wordt indien de nieuwe huurafrekening maximaal een bepaald percentage afwijkt ten opzichte van de vorige huurafrekening.
- Toegestaan afwijkend percentage inkomsten:
De inkomsten van de nieuwe huurafrekening mogen maximaal met het hier ingevulde percentage afwijken, ten opzichte van de vorige huurafrekening, voordat de nieuwe huurafrekening automatisch wordt verwerkt. Indien de afwijking groter is, dan wordt de huurafrekening in concept klaar gezet ter controle. De huurafrekening moet dan handmatig verwerkt worden.
- Toegestaan afwijkend percentage uitgaven:
De uitgaven van de nieuwe huurafrekening mogen maximaal met het hier ingevulde percentage afwijken, ten opzichte van de vorige huurafrekening, voordat de nieuwe huurafrekening automatisch wordt verwerkt. Indien de afwijking groter is, dan wordt de huurafrekening in concept klaar gezet ter controle. De huurafrekening moet dan handmatig verwerkt worden.
- Toegestaan afwijkend percentage inkomsten:
De beheervergoeding (excl. btw) van de nieuwe huurafrekening mag maximaal met het hier ingevulde percentage afwijken, ten opzichte van de vorige huurafrekening, voordat de nieuwe huurafrekening automatisch wordt verwerkt. Indien de afwijking groter is, dan wordt de huurafrekening in concept klaar gezet ter controle. De huurafrekening moet dan handmatig verwerkt worden.
- Huurafrekeningen automatisch versturen:
Door het aanzetten van deze optie worden huurafrekeningen automatisch verstuurd na het handmatig en/of automatisch verwerken. De huurafrekening komt dus niet klaar te staan bij 'Te verzenden' maar wordt direct verstuurd.
10. Saldo uitbetalen
- Saldo niet uitbetalen:
Door het aanzetten van deze optie kunt u bij de detailgegevens van een eigenaar, in het tabblad 'Instellingen huurafrekening', aangeven of het saldo van de huurafrekening uitgekeerd moet worden naar de eigenaar. Indien u aangeeft van niet, dan wordt er na het verwerken van de huurafrekening geen betaalvoorstel klaargezet bij 'Financieel' → 'Betalingen'.
11. Kosten beheervergoeding
- Kosten beheervergoeding gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie kan voor gebouwen en units de kosten voor de beheervergoeding worden vastgelegd en kan dat bedrag, samen met het bedrag voor de berheervergoeding van de eigenaar, wordt getoond in de rapportage 'Overzicht beheervergoeding per makelaar'.
'Kosten beheervergoeding' nader uitgelegd:
De makelaar ontvangt van de beheerder een periodieke vergoeding voor het aandragen van een nieuw huurcontract voor het beheer. Deze vergoeding wordt per object berekend en bestaat uit de beheervergoeding die de eigenaar aan de beheerder betaalt minus de kosten voor de beheervergoeding die in het huurcontract (wonen en BOG) voor het object is vastgelegd.
- Eénmalige kosten beheervergoeding gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie, kan bij gebouwen en units ook de éénmalige kosten beheervergoeding (vast bedrag) worden vastgelegd. Voor de éénmalige kosten beheervergoeding kan per huurcontract worden aangegeven in welke maand (na ingangsdatum van het huurcontract) deze berekend moet worden. In de rapportage 'Overzicht beheervergoeding per makelaar' worden de éénmalige kosten beheervergoeding getoond.
12. Huurafrekening handmatig klaarzetten
Door het aanzetten van deze optie kunt u in het tabblad 'Instellingen huurafrekening' van een eigenaar, handmatig een nieuwe concept huurafrekening aanmaken indien er nog geen concept huurafrekening bestaat.
De periode van de handmatig aangemaakte huurafrekening start 1 dag na de laatst verwerkte huurafrekening en loopt tot en met de dag van gisteren.