Indien u een nieuwe melding wilt aanmaken, gaat u naar de module 'Meldingen' en klikt u rechtsboven op de groene knop '+Melding'.
Vervolgens opent het volgende scherm:
1. Melding
- Melddatum:
Hier kan de melddatum worden ingevoerd.
- Behandelaar:
Hier kan de behandelaar van de melding worden ingevoerd. Dit betreft een gebruiker binnen uw Bloxs omgeving.
- Gebouw:
Hier kan het object waar de melding betrekking op heeft worden ingevoerd. Indien u hier voor een complex kiest, dan kunt u vervolgens eventueel het bouwdeel en de unit selecteren.
- Melder:
Hier kan de melder van de melding worden ingevoerd.
Indien dit een 'Organisatie' betreft, dan kut u vervolgens de contactpersoon van de organisatie invullen. Dit hoeft geen relatie in Bloxs te zijn, u kunt ook eenmalige relatiegegevens invullen (mits de optie hiervoor aan staat in ' 'Admin' → 'Techniek' → 'Meldingen').
- Huurder:
Hier kan de huurder van het object waar de melding betrekking op heeft worden ingevoerd.
- Leverancier:
Indien u dit veld op 'Geen' laat staan, dan kan er geen leverancier worden gekozen.
Indien u 'Teamlid' selecteert, dan kunt u kiezen uit een leverancier die gekoppeld is aan het betreffende object, in het tabblad 'Teams' van dat object.
Indien u 'Bestaand' selecteert, dan kunt u kiezen uit alle leveranciers.
- Leverancier herinneren:
Door het aanzetten van deze optie, kunt u de leverancier automatisch een herinneringsmail sturen indien de leverancier de opdracht niet heeft geaccepteerd in het leveranciersportaal binnen een bepaalde termijn.
U kunt deze optie aanzetten in 'Admin' → 'Techniek' → 'Meldingen'.
- Herinneringstermijn:
Hier stelt u het aantal dagen in voor de herinnering, gemeten vanaf het moment waarop de mail met de werkbon voor de leverancier is aangemaakt.
- Status:
Hier kan de status van de melding worden ingesteld. U kunt zelf ook statussen aanmaken in 'Admin' → 'Techniek' → 'Meldingen'.
- Probleemcategorie:
Hier kan worden geselecteerd wat om wat voor soort melding het gaat. U kunt zelf ook probleemcategorieën aanmaken in 'Admin' → 'Techniek' → 'Meldingen'.
- Prioriteit:
Hier kan worden aangegeven welke wat de prioriteit van de melding is. Afhankelijk van de prioriteit van de melding, kunnen er automatisch herinneringstaken worden gegenereed. U kunt dit instellen in 'Admin' → 'Techniek' → 'Meldingen'.
- Mandaatbedrag:
Hier kan het mandaatbedrag van de melding worden toegevoegd of gewijzigd. Deze wordt automatisch overgenomen uit het object indien het mandaatbedrag bij het object is ingevuld.
- Verwachte kosten:
Hier kunt u de verwachte kosten voor deze melding vullen. Indien deze melding vervolgens wordt gekoppeld in een inkoopfactuur, dan worden deze verwachte kosten automatisch getoond tijdens het aanmaken van de inkoopfactuur.
U kunt deze optie aanzetten in 'Admin' → 'Techniek' → 'Meldingen'.
Indien de verwachte kosten worden gewijzigd nadat de melding is gekoppeld aan een inkoopfactuur, dan heeft dit geen effect op de reeds aangemaakte inkoopfactuur.
- Kostensoort:
Indien deze melding wordt gekopppeld in een inkoopfactuur, dan wordt de grootboekrekening die gekoppeld is aan deze kostensoort, automatisch ingevuld in de factuurregels van de inkoopfactuur.
U kunt deze optie aanzetten en de kostensoorten configureren in 'Admin' → 'Techniek' → 'Meldingen'.
Indien de kostensoort wordt gewijzigd nadat de melding is gekoppeld aan een inkoopfactuur, dan heeft dit geen effect op de reeds aangemaakte inkoopfactuur.
- Kosten voor huurder:
Hier kan worden aangevinkt of de kosten voor de melding voor rekening zijn van de huurder. Indien gewenst, dan kan het template zodanig aangepast worden dat indien dit vinkje aan staat, automatisch het adres van de huurder als factuuradres op de werkbon wordt getoond.
2. Omschrijving
Hier kunt u een omschrijving van de melding toevoegen. Deze omschrijving wordt ook getoond op de werkbon.
3. Bijlage(n)
Hier kunt u een bijlage toevoegen aan de melding. Dit kan bijvoorbeeld een foto/video zijn om te illustreren wat er aan de hand is. U kunt in 'Admin' → 'Techniek' → 'Meldingen' instellen of deze bijlagen wel of niet meegestuurd moeten worden met de werkbon.
4. Acties
- Annuleren:
Indien u de melding wil annuleren, klikt u op deze knop.
- Opslaan:
Indien u de melding wil aanmaken en opslaan, klikt u op deze knop.
- Opslaan en werkbon versturen:
Indien u de melding wil aanmaken en opslaan en tevens een werkbon klaar wil zetten bij 'Te verzenden' op het dashboard, klikt u op deze knop.
Indien u deze werkbon meteen wil verzenden, kunt u dit instellen bij 'Admin' → 'Techniek' → 'Meldingen' → 'E-mail met werkbon automatisch versturen'.