Om de instellingen van de herinneringen te configureren, ga naar 'Admin' → 'Financieel' → 'Herinneringen'.
1. Algemeen
- Herinneren op basis van openstaand saldo:
Door het aanzetten van deze optie, worden herinneringen aangemaakt op basis van het openstaand saldo van een debiteur. Staat deze optie uit, dan wordt herinneringen aangemaakt op basis van openstaande facturen en kunt u herinneringen sturen per factuur.
- Marge openstaand saldo:
Hier kunt u instellen wat het minimale openstaande saldo van een relatie moet zijn voordat er een herinnering aangemaakt wordt.
- Marge betalingstermijn
Hier kunt u instellen hoeveel dagen een verkoopfacturen vervallen moet zijn, voordat deze bij het openstaand saldo gerekend wordt.
- Herinneringen tussen administraties (Beheerder/Eigenaren):
Door het aanzetten van deze optie, worden er ook herinneringen aangemaakt voor openstaande posten tussen administraties, bijvoorbeeld tussen de beheerder en een eigenaar.
- E-mail afzendadres herinneringen:
Hier kunt u het e-mailadres selecteren welke wordt gebruikt voor het verzenden van herinneringen. Om een e-mailadres toe te voegen of te wijzigen, ga naar het onderdeel 'Admin' → 'Koppelingen' → 'E-mail'.
2. Eerste herinnering
- Eerste herinnering automatisch verwerken:
Door het aanzetten van deze optie, wordt de eerste herinnering automatisch verwerkt voor relaties met een openstaand saldo waarvoor nog geen herinnering is verstuurd.
De automatische herinneringen worden iedere nacht verwerkt.
- Eerste herinnering automatisch versturen:
Door het aanzetten van deze optie, wordt de eerste herinnering automatisch verstuurd zodra deze (automatisch) is verwerkt. De e-mail met de eerste herinnering zal daardoor niet meer worden klaargezet in de correspondentie bij 'Te verzenden' maar wordt direct verstuurd en is terug te vinden bij 'Verzonden'.
- Onderwerp e-mail eerste herinnering:
Hier kunt u het onderwerp van de mail wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult.
- Template e-mail eerste herinnering:
Hier kunt u het template wijzigen van de mail die wordt verstuurd bij de tweede herinnering, dit betekent o.a. de vormgeving van de e-mail en de tekst die in de e-mail wordt weergegeven . Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
- Template eerste herinnering:
Hier kunt u het template van de eerste herinnering wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de herinnering en de tekst die in het herinneringsdocument wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
3. Tweede herinnering
- Termijn tweede herinnering:
Hier kunt u instellen hoeveel dagen na de eerste herinnering, de tweede herinnering aangemaakt moet worden
- Tweede herinnering automatisch verwerken:
Door het aanzetten van deze optie, wordt de tweede herinnering automatisch verwerkt voor relaties met een openstaand saldo waarvoor de 'termijn tweede herinnering' is verlopen.
De automatische herinneringen worden iedere nacht verwerkt.
- Twee herinnering automatisch versturen:
Door het aanzetten van deze optie, wordt de tweede herinnering automatisch verstuurd zodra deze (automatisch) is verwerkt. De e-mail met de tweede herinnering zal daardoor niet meer worden klaargezet in de correspondentie bij 'Te verzenden' maar wordt direct verstuurd en is terug te vinden bij 'Verzonden'.
- Onderwerp e-mail tweede herinnering:
Hier kunt u het onderwerp van de e-mail wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult.
- Template e-mail tweede herinnering:
Hier kunt u het template wijzigen van de e-mail die wordt verstuurd bij de tweede herinnering, dit betekent o.a. de vormgeving van de e-mail en de tekst die in de mail wordt weergegeven . Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
- Template tweede herinnering:
Hier kunt u het template van de tweede herinnering wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de herinnering en de tekst die in het herinneringsdocument wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
4. Laatste herinnering
- Termijn laatste herinnering:
Hier kunt u instellen hoeveel dagen na de tweede herinnering, de laatste herinnering aangemaakt moet worden
- Laatste herinnering automatisch verwerken:
Door het aanzetten van deze optie, wordt de laatste herinnering automatisch verwerkt voor relaties met een openstaand saldo waarvoor de 'termijn laatste herinnering' is verlopen.
De automatische herinneringen worden iedere nacht verwerkt.
- Laatste herinnering automatisch versturen:
Door het aanzetten van deze optie, wordt de laatste herinnering automatisch verstuurd zodra deze (automatisch) is verwerkt. De e-mail met de laatste herinnering zal daardoor niet meer worden klaargezet in de correspondentie bij 'Te verzenden' maar wordt direct verstuurd en is terug te vinden bij 'Verzonden'.
- Onderwerp e-mail laatste herinnering:
Hier kunt u het onderwerp van de e-mail wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult.
- Template e-mail laatste herinnering:
Hier kunt u het template wijzigen van de e-mail die wordt verstuurd bij de laatste herinnering, dit betekent o.a. de vormgeving van de e-mail en de tekst die in de mail wordt weergegeven . Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
- Template laatste herinnering:
Hier kunt u het template van de laatste herinnering wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de herinnering en de tekst die in het herinneringsdocument wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
- Termijn na de laatste herinnering:
Hier kunt u instellen hoeveel dagen na de laatste herinnering, deze herinnering in het overzicht bij 'Actie nodig' verschijnt en wordt opgenomen in de teller op het dashboard bij de tegel 'Herinneringen'.