Om de instellingen van huurcontracten-BOG te configureren, ga naar 'Admin' → 'Contracten' → 'Huurcontracten BOG'.
1. Algemeen
- Contractnummer:
Elk contract heeft een unieke referentie, dit heet het 'Contractnummer'. De opbouw van deze code is standaard geconfigureerd, indien u een andere code wenst, bijvoorbeeld een andere beginletter of cijferreeks, dan kunt u dat hier aanpassen.
2. Concept huurcontracten en eerste factuur
- Concept huurcontracten gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie, kunt u huurcontracten voor bedrijfsonroerend goed (BOG) eerst in concept aanmaken alvorens deze definitief te maken. Hierin kunnen alle gegevens worden ingevoerd en (tussentijds) opgeslagen. Voor een concept contract wordt niet gefactureerd en/of geïndexeerd totdat deze definitief is.
- Archiveren concept huurcontracten:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om concept huurcontracten te archiveren. Zet u deze optie uit, dan kan een concept huurcontract alleen verwijderd worden indien u deze niet definitief wilt maken.
- Factuur eerste huurperiode aanmaken:
Door het aanzetten van deze optie wordt bij het definitief maken van een concept huurcontract automatisch, een verkoopfactuur aangemaakt voor de eerste huurperiode. De eerste huurperiode is vanaf de ingangsdatum tot de 'automatisch factureren vanaf' datum.
Deze factuur komt altijd eerst klaar te staan in concept.
- Initiële kosten factureren:
Door het aanzetten van deze optie kunt u de initiële kosten automatisch op laten nemen in de factuur voor de eerste huurperiode. De initiële kosten kunt u inzien en wijzigen in het tabblad 'Initiële kosten' van het concept huurcontract, deze worden vervolgens toegevoegd aan de eerste factuur zodra u het concept contract definitief maakt.
Voorbeelden van initiële kosten zijn de waarborgsom of kosten voor het maken van een naamkaartje voor de brievenbus.
3. Bestanden
- Tabblad bestanden:
Als deze optie ingeschakeld is, wordt bij elk huurcontract-wonen een tabblad 'Bestanden' weergegeven. Hierin kunnen bestanden toegevoegd worden.
4. Prolongeren
- Automatisch prolongeren:
Door het aanzetten van deze optie, worden per factuurperiode automatisch facturen aangemaakt voor alle actieve huurcontracten-BOG.
- Prolongatiedag:
Hier kunt u instellen op welke dag van de maand de facturen geprolongeerd moeten worden voor de volgende periode.
- Handmatig prolongeren huurcontract:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om per huurcontract-BOG handmatig een factuur te prolongeren voor een bepaalde periode. Indien deze functie aan staat, dan is de prolongatie knop terug te vinden in het tabblad 'Facturen' van het desbetreffende contract.
- Prolongatie onderwerp:
Hier kunt u instellen welke tekst als onderwerp voor de geprolongeerde facturen gebruikt wordt. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals de start- en einddatum van de geprolongeerde periode.
- Contractregels met een bedrag van 0 euro toestaan:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om in een huurcontract-BOG contractregels aan te maken met een bedrag van 0 euro. Voor deze contractregel(s) wordt geen factuurregel aangemaakt in de geprolongeerde factuur.
- Huurcontracten niet prolongeren:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om per huurcontract-BOG aan te geven dat er geen facturen en financiële boekingen gemaakt worden.
5. Velden tonen
- Naamveld gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie, verschijnt er bij elk huurcontract-BOG een veld waarin u een vrije naam kunt invullen voor het contract.
- Extra factuurtekst gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie, verschijnt er bij elk huurcontract-BOG een veld waarin u een tekst kunt plaatsen welke u als extra tekst op de factuur wilt tonen.
- Boetebedrag gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie, verschijnt er bij elk huurcontract-BOG een veld waarin een bedrag kan worden ingevuld. Indien u dit bedrag wilt opnemen in templates zoals contracten of herinneringen, dan dient u deze templates hierop aan te (laten) passen.
- Voeg extra relatie(s) toe:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om bij huurcontracten-BOG, extra relaties toe te voegen.
6. Contractitems
In 'Contractitems' kunt u de contractitems beheren. Deze items zijn per contract te selecteren in de contractregels. Klik op een contractitem om de eigenschappen van het item te wijzigen, hierin kunt u onder andere instellen of u dit item wilt indexeren en wat de volgorde moet zijn op de facturen.
Klik op '+ Contractitem toevoegen' om een nieuw item toe te voegen.
7. Borgtypes
In 'Borgtypes' kunt u de borgtypes beheren. Klik op een borgtype om de gegevens te wijzigen of om het borgtype te verwijderen.
Klik op '+ Borgtype toevoegen' om een nieuw item toe te voegen.
8. Taken
- Expiratiemelding gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk op voor huurcontracten-BOG een automatische taak voor een expiratiemelding te laten genereren. U kunt per contract instellen of u hier gebruik van wilt maken voor dat specifieke contract.
- Omschrijving taak expiratiemelding:
Hier kunt u de omschrijving van de taak wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals de referentie van het contract en de naam van de huurder.
- Taak aanmaken na beëindigen contract:
Door het aanzetten van deze optie, wordt na het beëindigen van een huurcontract-BOG (door te klikken op de knop ‘Beëindigen’) automatisch gevraagd worden of er voor dat huurcontract een taak moet worden aangemaakt. Na klikken op ‘Ja’ wordt het scherm van een nieuwe taak geopend waarin u de taak kunt bewerken en opslaan.
- Omschrijving taak na beëindigen contract:
Hier kunt u de omschrijving van de taak wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals de naam van de huurder en de einddatum van het huurcontract.
9. E-mails aanmaken na beë
- E-mails aanmaken na beëindigen huurcontract:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk dat na het beëindigen van een huurcontract automatisch een e-mail aan de verhuurder en/of verhuurder wordt aangemaakt. Een huurcontract BOG kan je beëindigen middels de knop 'Beëindigen'.
- Email afzend adres:
Hier stelt u in vanaf welk e-mail adres de beëindiging van het huurcontract wordt verstuurd.
- E-mails:
Afhankelijk van de instellingen voor het automatisch versturen worden e-mails klaargezet bij de tegel 'Te verzenden' of de e-mails worden automatisch verstuurd naar de ontvanger (verhuurder of huurder). De e-mails zijn terug te vinden onder het tabblad 'communicatie' van de betreffende relatie.
10. Contracttemplates
- Contracttemplates gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om per huurcontract-BOG en document te genereren. Indien aangevinkt is er in het detailscherm van het huurcontract een knop ‘Print’ beschikbaar. Met deze knop is het mogelijk om, op basis van de contractgegevens en een contracttemplate, een Word of PDF-document te genereren.
- Standaard bestandsnaam gegeneerde documenten:
Hier kunt u de de standaard bestandsnaam wijzigen van documenten die gegenereerd worden. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals; de datum van genereren van het document, de naam van het template en het referentienummer van het huurcontract.
- Contracttemplates:
Hier kunt u de contracttemplates wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving en de tekst die in het contract wordt weergegeven.
Klik op de naam van een contracttemplate om deze te wijzigen, de naam aan te passen of om te verwijderen. Tevens heeft u de mogelijkheid om de template te downloaden, bijvoorbeeld voor het bewerken in een extern programma, of om een nieuw template te uploaden.
Klik op '+ Contracttemplate toevoegen' om een nieuwe template toe te voegen.
- Gegenereerde documenten voor concept huurcontracten opslaan:
Door het aanzetten van deze optie, wordt voor concept huurcontracten het document, dat wordt aangemaakt nadat in het concept huurcontract op de knop 'Print' is geklikt, niet alleen gedownload maar ook opgeslagen in het tabblad 'Bestanden' van het betreffende concept huurcontract.
11. Betaalwijze
- Wijzig betaalwijze van huurcontract:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om de betaalwijze in een huurcontract te wijzigen. In dit geval hoef je het huurcontract niet meer te heropenen om de betaalwijze te wijzigen.
12. Inkoopfactuur prolongatiefactuur
- Inkoopfactuur maken voor prolongatiefactuur:
Door het aanzetten van deze optie kan per huurcontract worden ingesteld dat er voor goedgekeurde prolongatiefacturen (verkoopfactuur) ook automatisch ook een concept inkoopfactuur wordt aangemaakt in de administratie van de contractant. Dit is alleen mogelijk wanneer de contractant ook de eigenaar is in het huurcontract.
- Automatisch goedkeuren inkoopfacturen:
Wanneer je gebruik maakt van deze optie, wordt de concept inkoopfactuur die automatisch is aangemaakt in de administratie van de contractant, ook automatisch goedgekeurd.