Om de instellingen van de inkoopfacturen te configureren, ga naar 'Admin' → 'Financieel' → 'Inkoopfacturen'.
1. Automatisch goedkeuren
- Automatisch goedkeuren handmatige facturen:
Door het aanzetten van deze optie, worden inkoopfacturen die handmatig zijn aangemaakt, direct goedgekeurd als u in de detailpagina van de inkoopfactuur op 'Definitief verwerken' klikt.
2. Specifieke goedkeurders gebruiken
Door het aanzetten van deze optie, kunt u per inkoopfactuur instellen dat deze alleen door één of meer specifieke Bloxs gebruikers goedkeurd mag worden. De goedkeurders kunt u configureren in het onderdeel 'Goedkeurders'.
3. Goedkeuren door eigenaar
- Inkoopfacturen goedkeuren door eigenaar:
Door het aanzetten van deze optie, kunt u per inkoopfactuur aangeven of de eigenaar goedkeuring moet geven voor betaling van de betreffende inkoopfactuur.
In het tabblad 'Portaal' van een eigenaar, stelt u in welke e-mailadressen goedkeuring moeten geven voor inkoopfacturen. Deze e-mailadressen ontvangen één keer per dag een herinnering per e-mail dat er goed te keuren inkoopfacturen zijn.
- E-mail afzendadres:
Hier kunt u het e-mailadres selecteren welke wordt gebruikt voor het versturen van de herinnering aan de eigenaar. Om een e-mailadres toe te voegen of te wijzigen, ga naar het onderdeel 'Admin' → 'Koppelingen' → 'E-mail'.
- Onderwerp e-mail herinnering goed te keuren inkoopfacturen:
Hier kunt u het onderwerp van de e-mail wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen.
- Template e-mail herinnering goed te keuren inkoopfacturen:
Hier kunt u het template van de e-mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de e-mail en de tekst die in de e-mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
- Automatisch e-mail versturen aan eigenaar:
Door het aanzetten van deze optie, wordt de e-mail met herinnering automatisch verstuurd en komt deze niet klaar te staan bij 'Te verzenden'.
- Herinneringstaak voor opvoerder:
Door het aanzetten van deze optie, wordt voor de opvoerder van de inkoopfactuur een herinneringstaak aangemaakt als de inkoopfactuur die ter goedkeuring is aangeboden bij de eigenaar nog niet is beoordeeld, binnen een bepaalde termijn. Zie 'Termijn herinneringstaak opvoerder' voor het instellen van de termijn.
- Omschrijving herinneringstaak opvoerder:
Hier kunt u de omschrijving van de taak wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals het factuurnummer en het onderwerp van de factuur.
- Termijn herinneringstaak bij status 'On hold':
Hier kunt instellen na hoeveel dagen de herinneringstaak gemaakt moet worden. Dit is het aantal dagen tussen het aanbieden van de inkoopfactuur en het maken van de herinneringstaak.
- Taak aanmaken na opmerking van eigenaar bij goedkeuren inkoopfactuur:
Door het aanzetten van deze optie, wordt een taak aangemaakt zodra een eigenaar in het eigenarenportaal een inkoopfactuur heeft goedgekeurd en daarbij een opmerking heeft gemaakt.
- Omschrijving taak na opmerking van eigenaar bij goedkeuren inkoopfactuur:
Hier kunt u de omschrijving van de taak wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals de naam van de eigenaar en het factuurnummer.
- Geschiedenis en opmerkingen tonen bij goed te keuren inkoopfacturen:
Door het aanzetten van deze optie, worden in het eigenarenportaal de 'Geschiedenis en opmerkingen' getoond in het scherm van de goed te keureing inkoopfactuur. Dit betreft dezelfde 'Geschiedenis en opmerkingen' die u als gebruiker ziet bij de details van de inkoopfactuur.
4. Algemeen
- Verplicht leveranciers gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie, is het verplicht om bij inkoopfacturen in het veld 'Van' een relatie van het type 'Leverancier' te selecteren.
- Inkoopfactuur verplicht bijlage:
Door het aanzetten van deze optie, is het verplicht om bij het opvoeren van een inkoopfactuur een bijlage toe te voegen. Voegt u geen bijlage toe, dan kan de inkoopfactuur niet verwerkt worden. Wel kan de inkoopfacturen opgeslagen worden zodat er later alsnog een bijlage toegevoegd kan worden.
- Controlegetal inkoopfacturen gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie, kunt u per inkoopfactuur een controlegetal invoeren. Het totale bedrag van de inkoopfactuur, inclusief btw, moet overeenkomen met het bedrag wat is ingevoerd als controlegetal om een inkoopfactuur te kunnen verwerken.
- Onderwerp factuur overnemen in omschrijving factuurregel:
Door het aanzetten van deze optie, wordt het onderwerp van de factuur automatisch overgenomen als omschrijving van iedere factuurregel. De omschrijving per factuurregel kan alsnog worden aangepast.
- Overnemen omschrijving zonder factuurregel:
Door het aanzetten van deze optie, wordt de omschrijving van de vorige factuurregel automatisch overgenomen bij het aanmaken van een nieuwe factuurregel. De omschrijving per factuurregel kan alsnog worden aangepast.
- Af te dragen btw boeken bij inkoopfacturen:
Door het aanzetten van deze optie, kunt u bij inkoopfacturen gebruik maken van de btw-tarieven uit rubriek 1a en 1b (af te dragen btw).
- Deelbetalingen gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie is het mogelijk om inkoopfacturen in delen te betalen. Bij inkoopfacturen met betaalwijze 'overschrijving' kunnen meerdere betaaldatums worden vastgelegd. Voor iedere betaaldatum moet een bedrag ingevuld worden, voor elk bedrag wordt een apart betaalvoorstel klaar gezet bij 'Financieel' → 'Betalingen'.
5. Grootboekrekeningen, transitorische posten en betaaltermijnen
- Grootboekrekening nog te ontvangen inkoopfacturen:
Hier kunt u aangeven op welke grootboekrekening nog te ontvangen inkoopfacturen worden geboekt.
- Grootboekrekening vooruit betaalde kosten:
Hier kunt u aangeven op welke grootboekrekening vooruit betaalde kosten worden geboekt.
- Transitorische posten gebruiken bij inkoopfacturen:
Door het aanzetten van deze optie, kunt u gebruik maken van transitorische posten bij inkoopfacturen. Dit maakt het mogelijk om kosten van inkoopfacturen uit te spreiden over meerdere perioden.
- Standaard betaaltermijn:
Hier kunt u aangeven wat de voorkeursbetaaltermijn moet zijn voor nieuwe handmatig inkoopfacturen. De betaaltermijn is per inkoopfactuur handmatig aan te passen.
- Betaaltermijnen:
Hier worden de betaaltermijnen getoond waaruit gekozen kan worden bij het aanmaken van een inkoopfactuur.
Klik op '+ Betaaltermijn toevoegen' om een nieuwe betaaltermijn aan te maken.
6. Melding selecteren bij inkoopfactuur
Door het aanzetten van deze optie kunt u bij het opvoeren van een inkoopfactuur, een melding koppelen aan de factuur. De gegevens van de melding worden dan automatisch overgenomen in de inkoopfactuur.
7. Wijzigen verwerkte facturen
- Wijzig onderwerp verwerkte facturen:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om het onderwerp te wijzigen van reeds verwerkte inkoopfacturen, zonder de factuur eerst te moeten heropenen.
- Wijzig bijlage verwerkte facturen:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om de bijlage te wijzigen van reeds verwerkte inkoopfacturen, zonder de factuur eerst te moeten heropenen.
- Wijzig periode servicekosten verwerkte facturen:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om de periode te wijzigen waarin de servicekosten zijn geboekt (in de details van de inkoopfactuur aangeduid als 'periode servicekosten'), zonder de factuur eerst te moeten heropenen. De wijziging wordt doorgevoerd in zowel de factuurregel als in de achterliggende boeking(en).
Deze wijzigingen leiden niet tot aanpassingen in de reeds verwerkte servicekostenafrekeningen.
- Wijzig grootboekrekening verwerkte facturen:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om de grootboekrekening in de factuurregels te wijzigen van reeds verwerkte inkoopfacturen, zonder de factuur eerst te moeten heropenen. De wijziging wordt doorgevoerd in zowel de factuurregel als in de achterliggende boeking(en).
- Wijzig omschrijving verwerkte facturen:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om de omschrijving van de factuurregels te wijzigen van reeds verwerkte inkoopfacturen, zonder de factuur eerst te moeten heropenen. De wijziging wordt doorgevoerd in zowel de factuurregel als in de achterliggende boeking(en).
- Wijzig object verwerkte facturen:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om het in de factuurregels gekozen object te wijzigen van reeds verwerkte inkoopfacturen, zonder de factuur eerst te moeten heropenen. De wijziging wordt doorgevoerd in zowel de factuurregel als in de achterliggende boeking(en).
- Wijzig btw-tarief verwerkte facturen:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om het btw-tarief in de factuurregels te wijzigen van reeds verwerkte inkoopfacturen, zonder de factuur eerst te moeten heropenen. Het totaalbedrag wijzigt hierdoor niet, de verdeling van het bedrag excl. btw en de btw kosten wel. De wijziging wordt doorgevoerd in zowel de factuurregel als in de achterliggende boeking(en).