Om de instellingen van de verkoopfacturen te configureren, ga naar 'Admin' → 'Financieel' → 'Verkoopfacturen'.
1. Algemeen
- Automatisch goedkeuren handmatige facturen:
Door het aanzetten van deze optie, worden facturen die handmatig zijn aangemaakt, direct goedgekeurd als u in de detailpagina van de verkoopfactuur op 'Definitief verwerken' klikt.
- Prolongatiefacturen automatisch goedkeuren:
Door het aanzetten van deze optie, worden prolongatiefacturen die hetzelfde factuurbedrag hebben als in de voorgaande periode, automatisch goedgekeurd. Indien van toepassing, komen de mails met facturen automatisch klaar te staan in 'Correspondentie' bij 'Te verzenden'.
- Prolongatiefacturen automatisch versturen:
Door het aanzetten van deze optie, worden geprolongeerde verkoopfacturen automatisch verstuurd na (automatische) goedkeuring. De e-mail zal niet daarom klaar worden gezet in 'Correspondentie' bij 'Te verzenden' maar is na de goedkeuring van de factuur, direct terug te vinden in de map 'Verzonden'.
- Geannuleerde prolongatiefacturen opnieuw prolongeren:
Door het aanzetten van deze optie, kunnen geannuleerde prolongatiefacturen opnieuw geprolongeerd worden. Staat deze optie uit, dan worden geen facturen geprolongeerd voor periodes waarvoor reeds een geannuleerde prolongatiefactuur bestaat.
- Prolongatiefacturen wijzigen:
Door het aanzetten van deze optie, kunt u prolongatiefacturen wijzigen zonder dat u deze eerst moet afkeuren.
- Geen leveranciers gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie is het niet mogelijk facturen te maken aan relaties van het type 'Leverancier'.
Wilt u een factuur aan een leverancier sturen? Dan is het advies om deze leverancier ook als 'Organisatie' aan te maken. Dit onder andere voor een juiste weergave van de facturen in het tabblad 'Financieel' en voor het herinneringenproces.
2. E-mail en templates
- E-mail afzendadres factuur:
Hier kunt u het e-mailadres selecteren welke wordt gebruikt voor het verzenden van facturen. Om een e-mailadres toe te voegen of te wijzigen, ga naar het onderdeel 'Admin' → 'Koppelingen' → 'E-mail'.
- Onderwerp e-mail factuur:
Hier kunt u het onderwerp van de e-mail wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals het onderwerp van de factuur en het factuurnummer.
- Template e-mail factuur:
Hier kunt u het template van de e-mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de e-mail en de tekst die in de e-mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
- Template factuur:
Hier kunt u het template van de factuur wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de factuur en de tekst die in de factuur wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
- Template creditfactuur:
Hier kunt u het template van de creditfactuur wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de creditfactuur en de tekst die in de creditfactuur wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload knop kunt u een template bestand uploaden.
3. Grootboekrekeningen
- Grootboekrekening nog te factureren omzet:
Hier kunt u aangeven op welke grootboekrekening nog te factureren omzet moet worden geboekt.
- Grootboekrekening vooruit gefactureerde omzet:
Hier kunt u aangeven op welke grootboekrekening vooruit gefactureerde omzet moet worden geboekt.
- Transitorische posten bij verkoopfacturen gebruiken:
Door het aanzetten van deze optie kunt u verkoopfacturen uitspreiden over meerdere perioden.
4. Betaaltermijnen
- Standaard betaaltermijn:
Hier kunt u aangeven wat de voorkeursbetaaltermijn moet zijn voor nieuwe handmatig aan te maken facturen. De betaaltermijn is per verkoopfactuur handmatig aan te passen.
- Betaaltermijnen:
Hier worden de betaaltermijnen getoond waaruit gekozen kan worden bij het aanmaken van een factuur. Klik op een betaaltermijn om de gegevens te wijzigen of om de betaaltermijn te verwijderen.
Klik op '+ Betaaltermijn toevoegen' om een nieuwe betaaltermijn aan te maken.
5. Wijzigen verwerkte verkoopfacturen
- Wijzig contract verwerkte facturen:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om het contract te wijzigen waar de factuur aan is gekoppeld, zonder de factuur eerst te moeten heropenen.
- Wijzig periode servicekosten verwerkte facturen:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om de periode te wijzigen waarin de servicekosten zijn geboekt (in de details van de verkoopfactuur aangeduid als 'periode servicekosten'), zonder de factuur eerst te moeten heropenen. De wijziging wordt doorgevoerd in zowel de factuurregel als in de achterliggende boeking(en).
Deze wijzigingen leiden niet tot aanpassingen in de reeds verwerkte servicekostenafrekeningen.
- Wijzig grootboekrekening verwerkte facturen:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om de grootboekrekening in factuurregels te wijzigen van reeds verwerkte verkoopfacturen, zonder de factuur eerst te moeten heropenen. De wijziging wordt doorgevoerd in zowel de factuurregel als in de achterliggende boeking(en).
- Wijzig object verwerkte facturen:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om in de factuurregels het gekozen object te wijzigen van reeds verwerkte verkoopfacturen, zonder de factuur eerst te moeten heropenen. De wijziging wordt doorgevoerd in zowel de factuurregel als in de achterliggende boeking(en).
- Wijzig omschrijving verwerkte facturen:
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om de omschrijving van de factuurregels te wijzigen van reeds verwerkte verkoopfacturen, zonder de factuur eerst te moeten heropenen. De wijziging wordt doorgevoerd in zowel de factuurregel als in de achterliggende boeking(en).
6. Creditsaldo uitbetalen
Door het aanzetten van deze optie, is het mogelijk om een creditsaldo voor Personen en Organisaties uit te betalen. U kunt dit doen in het tabblad 'Financieel' van Personen of Organisaties door te klikken op de knop 'Creditsaldo uitbetalen'. Deze knop is alleen zichtbaar als er daadwerkelijk sprake is van een creditsaldo van een Persoon of Organisatie bij een eigenaar.
De betaling van een creditsaldo zal automatisch worden opgenomen in een bestaande concept betaalbatch of, wanneer deze niet bestaat, zal hiervoor een nieuwe betaalbatch worden aangemaakt.
7. UBL met verkoopfactuur meezenden
Door het aanzetten van deze optie, wordt bij de e-mail met de factuur, ook een UBL-bestand van de betreffende factuur als bijlage toegevoegd.
8. Automatisch inkoopfactuur voor verkoopfacturen
- Automatisch inkoopfactuur aanmaken voor verkoopfactuur:
Door het aanzetten van deze optie, is het per verkoopfacturen die gericht is aan een andere eigenaar, mogelijk om hiervoor automatisch een inkoopfactuur aan te laten maken in de administratie van de eigenaar aan wie de verkoopfactuur gericht is.
Na het aanzetten van deze optie, kunt u per verkoopfacturen aangeven of er wel of niet automatisch een inkoopfactuur aangemaakt moet worden.
- Automatisch goedkeuren inkoopfacturen:
Door het aanzetten van deze optie, worden automatische aangemaakte inkoopfacturen direct automatisch goedgekeurd.
- Grootboekrekeningen:
Hier kunt u de grootboekrekeningen configureren die bij elkaar horen wanneer u voor een verkoopfactuur automatisch een inkoopfactuur wilt laten aanmaken. De grootboekrekening die u gebruikt voor de verkoopfactuur zal bepalen welke grootboekrekening voor de inkoopfactuur zal worden gebruikt.
Klik op een regel om deze te wijzigen of te verwijderen. Klik op '+ Grootboekrekening toevoegen' om een nieuwe combinatie toe te voegen.