Om de instellingen van servicekostenafrekeningen te configureren, ga naar 'Admin' → 'Financieel' → 'Servicekostenafrekeningen'.
1. Servicekostenafrekeningen gebruiken
Door het aanzetten van deze optie kan voor gebouwen en complexen een servicekostenafrekening worden gemaakt. Hierin wordt voor de geselecteerde periode een afrekening gemaakt voor het verschil tussen de voorschotbedragen van de huurders en de door de eigenaar gemaakte servicekosten.
Een servicekostenafrekening kan worden gemaakt voor een periode van minimaal één en maximaal twaalf maanden.
Door een servicekostenafrekening te verwerken, worden er in de administratie van de eigenaar verkoopfacturen aangemaakt voor de huurders. Deze verkoopfacturen zijn terug te vinden op het dashboard bij de tegel 'Servicekosten'. Zodra alle verkoopfacturen van een servicekostenafrekening zijn goedgekeurd, worden de mails met de facturen klaargezet bij 'Te verzenden'.
Wanneer een verkoopfactuur wordt afgekeurd, zal de hele servicekostenafrekening worden heropend, zodat er eventuele correcties kunnen worden gemaakt.
2. Nummer servicekostenafrekening
Elke servicekostenafrekening heeft een unieke code, hier kunt u het formaat en de beginwaarde instellen van deze code.
3. Grootboekrekeningen
- Grootboekrekeningen voorschotten
Hier worden de grootboekrekeningen getoond die ingesteld zijn als 'voorschotten' grootboekrekening en die daarom worden meegenomen in de servicekostenafrekening.
Om hier een grootboekrekening te tonen, gaat u als volgt te werk:
- Ga naar 'Admin' → 'Financieel' → 'Grootboekrekeningen'
- Klik op de grootboekrekening die u hier wilt tonen.
- Klik op 'Wijzigen'
- Zet 'Specifiek voor' op 'Servicekostenafrekening - Voorschotten'
U kunt alleen op deze grootboekrekening boeken door middel van het maken van een verkoopfactuur die gekoppeld is aan een contract.
- Grootboekrekeningen servicekosten
Grootboekrekeningen
Hier worden de grootbroekrekeningen getoond die ingesteld zijn als 'servicekosten' grootboekrekening en die daarom worden meegenomen in de servicekostenafrekening.
Klik op een grootboekrekening om de verdeelsleutel en administratiekosten in te stellen.
Om hier een grootboekrekening te tonen, gaat u als volgt te werk:
- Ga naar 'Admin' → 'Financieel' → 'Grootboekrekeningen'
- Klik op de grootboekrekening die u hier wilt tonen.
- Klik op 'Wijzigen'
- Zet 'Specifiek voor' op 'Servicekostenafrekening - Servicekosten'
Verdeelsleutel
Per grootboekrekening kunt u aangeven wat de voorkeursverdeelsleutel is, die toegepast moet worden indien de servicekosten betrekking hebben op meerdere verhuurbare eenheden. Hierbij kunt u kiezen uit:
- Niet meenemen: de servicekosten worden niet meegenomen in de servicekostenafrekening;
- Aantal eenheden: de servicekosten worden evenredig verdeeld over het aantal verhuurbare eenheden van het gebouw of complex;
- BVO: de servicekosten worden naar rato verdeeld over de oppervlakte BVO per verhuurbare eenheid;
- VVO: de servicekosten worden naar rato verdeeld over de oppervlakte VVO per verhuurbare eenheid;
- Gas: deze verdeelsleutel is onderverdeeld in vaste kosten (35%, gelijk verdeeld over het aantal woonruimten) en variabele kosten (65%, gebaseerd op het VVO);
- Vrij toewijzen: de servicekosten moeten handmatig per grootboekrekening aan de huurder(s) worden toegewezen.
Deze verdeelsleutel wordt toegepast op elke servicekosten afrekening maar hier kan per object van afgeweken worden. Dit kan ingesteld worden bij het complex of gebouw, in het tabblad 'Instellingen servicekosten'.
Administratiekosten
Per grootboekrekening kan het voorkeurspercentage voor de administratiekosten worden ingesteld. De opbrengsten van de administratiekosten kunnen in de administratie van de eigenaar of in de administratie van de beheerder worden geboekt. Deze instelling wordt toegepast op elke servicekosten afrekening maar hier kan per object van afgeweken worden. Dit kan ingesteld worden bij het complex of gebouw, in het tabblad 'Instellingen servicekosten'.
Indien ervoor wordt gekozen om de administratiekosten in de administratie van de beheerder te laten boeken, dan wordt dat als volgt verwerkt:
1. Servicekostenafrekening wordt verwerkt;
2. Verkoopfactuur servicekostenafrekening voor de huurder(s) wordt aangemaakt en goedgekeurd;
3. Administratiekosten zijn door de eigenaar in rekening gebracht bij de huurder doormiddel van de verkoopfactuur servicekostenafrekening;
4. De beheerder brengt de opbrengsten van de administratiekosten in rekening bij de eigenaar. Daarvoor zal er een verkoopfactuur in de administratie van de beheerder worden aangemaakt en een inkoopfactuur in de administratie van de eigenaar.
4. Niet-verrekenbare en leegstandskosten
- Niet-verrekenbare servicekosten boeken op:
Hier wordt de grootboekrekening getoond waar niet-verrekenbare servicekosten op worden geboekt. Dit betreffen servicekosten waarvoor in de servicekostenafrekening wordt aangegeven dat ze niet verrekend hoeven worden met de huurders.
Om de grootboekrekening te wijzigen, klik op het vergrootglas icoon om een andere grootboekrekening te selecteren.
- Leegstandskosten boeken op:
Hier wordt de grootboekrekening getoond waar leegstandskosten op worden geboekt. Dit betreffen servicekosten die in de periode van de servicekostenafrekening niet toegerekend kunnen worden aan een huurder, omdat er sprake is van leegstand.
Om de grootboekrekening te wijzigen, klik op het vergrootglas icoon om een andere grootboekrekening te selecteren.
5. Factuur en templates
- Standaard betaaltermijn:
Hier kunt u aangeven wat de standaard betaaltermijn moet zijn voor de verkoopfacturen die worden gegenereerd na het verwerken van een servicekostenafrekening.
- Onderwerp factuur servicekostenafrekening:
Hier kunt u het onderwerp van de factuur instellen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals de referentie van de afrekening en de start- en einddatum van de afrekeningsperiode.
- Template factuur servicekostenafrekening:
Hier kunt u het template van de servicekostenafrekening verkoopfactuur wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving en de tekst. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt opslaan op uw PC , met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
- Template creditfactuur servicekostenafrekening:
Hier kunt u het template van de servicekostenafrekening credit-verkoopfactuur wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving en de tekst. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt opslaan op uw PC , met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
- Verkoopfacturen servicekostenafrekening automatisch goedkeuren:
Door het aanzetten van deze optie worden verkoopfacturen voor de servicekostenafrekening automatisch goedgekeurd. De e-mails voor de verkoopfacturen worden bij 'Te verzenden' aangemaakt zodra alle verkoopfacturen van de servicekostenafrekening zijn goedgekeurd.
6. Administratiekosten
- Opbrengsten administratiekosten boeken op:
Hier kunt u aangeven op welke grootboekrekening de opbrengsten van de administratiekosten geboekt moet worden. Wanneer de opbrengsten van de administratiekosten in de administratie van de beheerder worden geboekt, zal in de verkoopfactuur (in de administratie van de beheerder) en in de inkoopfactuur (in de administratie van de eigenaar) deze grootboekrekening worden gebruikt.
- Minimale administratiekosten:
Hier kunt u een minimumbedrag voor de administratiekosten instellen.
- Maximale administratiekosten:
Hier kunt u een maximumbedrag voor de administratiekosten instellen. Dit is alleen van toepassing op huurders met het huurcontract wonen.
- Onderwerp factuur administratiekosten servicekostenafrekening:
Hier kunt u het onderwerp van de administratiekosten factuur instellen die wordt gemaakt wanneer de administratiekosten door de beheerder aan de eigenaar worden doorbelast. Na het goedkeuren van de verkoopfactuur wordt een inkoopfactuur aangemaakt in de administratie van de eigenaar aangemaakt met hetzelfde onderwerp.
U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals de referentie van de afrekening en de start- en einddatum van de afrekeningsperiode.
- Verkoopfacturen servicekostenafrekening automatisch goedkeuren:
Door het aanzetten van deze optie wordt de verkoopfactuur van de beheerder aan de eigenaar automatisch goedgekeurd. De e-mail voor deze verkoopfactuur worden bij 'Te verzenden' aangemaakt zodra alle verkoopfacturen van de servicekostenafrekening zijn goedgekeurd.
7. Servicekosten niet afrekenen met huurder
Door het inschakelen van deze functionaliteit is het mogelijk om op contractniveau aan te geven dat de servicekosten niet worden verrekend met de huurder. Bij de verwerking van de servicekostenafrekening wordt er geen factuur gegenereerd voor deze huurder. De eventueel in rekening gebrachte voorschotten en toegewezen servicekosten worden ten bate of ten laste van de eigenaar geboekt.
Met deze functionaliteit is het mogelijk om 'all-in huurders' uit te sluiten van de verrekening van de servicekostenafrekening of om huurders die al lange tijd vertrokken zijn, geen afrekening voor de servicekosten te genereren.