Om de instellingen van betalingsregelingen te configureren, ga naar 'Admin' → 'Contracten' → 'Betalingsregelingen'.
1. Algemeen
- Nummer:
Elke betalingsregeling heeft een unieke referentie. De opbouw van deze code is standaard geconfigureerd, indien u een andere code wenst, bijvoorbeeld een andere beginletter of cijferreeks, dan kunt u dat hier aanpassen.
2. Facturatie
- Automatisch prolongeren termijnfacturen:
Door het aanzetten van deze optie, worden per factuurperiode automatisch facturen aangemaakt voor alle actieve betalingsregelingen.
- Prolongatiedag:
Hier kunt u instellen op welke dag van de maand de facturen geprolongeerd moeten worden voor de volgende periode.
- Onderwerp geprolongeerd termijnfacturen:
Hier kunt u instellen welke tekst als onderwerp voor de geprolongeerde facturen gebruikt wordt. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals de start- en einddatum van de geprolongeerde periode.
3. Bevestiging voor debiteur
- Bevestiging voor debiteur:
Indien deze functionaliteit wordt aangevinkt, wordt na activeren van de betalingsregeling gevraagd of er een bevestigingsmail aan de debiteur moet worden aangemaakt met een bijbehorende bevestigingsbrief van de betalingsregeling.
- Uitgaand e-mailadres
Hier kunt u het e-mailadres selecteren welke wordt gebruikt voor het verzenden van betalingsregelingen. Om een e-mailadres toe te voegen of te wijzigen, ga naar het onderdeel 'Admin' → 'Koppelingen' → 'E-mail'.
- Onderwerp e-mail:
Hier kunt u het onderwerp van de e-mail wijzigen. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals de referentie van de betalingsregeling of de naam van de eigenaar.
- Template e-mail:
Hier kunt u het template van de e-mail wijzigen, dit betekent o.a. de vormgeving van de e-mail en de tekst die in de e-mail wordt weergegeven. Klik op de knop 'Wijzigen' om de template tool te openen.
Met de download-knop kunt u het template downloaden zodat u deze bijvoorbeeld kunt bewerken in een extern programma, met de upload-knop kunt u een template bestand uploaden.
3. Bevestigingsbrief
- Contracttemplates:
U kunt verschillende templates beheren voor het versturen van de bevestiging aan de debiteur. Bij het activeren van de regeling wordt gevraagd welk template u wilt gebruiken in de communicatie.
- Standaard bestandsnaam gegenereerde documenten
Hier kunt u de de standaard bestandsnaam wijzigen van documenten die gegenereerd worden. U kunt hier een vrije tekst invullen en gebruik maken van variabele tekstvelden die het systeem automatisch vult, zoals; de datum van genereren van het document, de naam van het template en het referentienummer van het huurcontract..