Mocht er een fout in een huurafrekening zitten, dan is het raadzaam om deze fout op te lossen door een factuur en/of transactie anders te corrigeren of aan te passen. In sommige gevallen is dit echter niet meer mogelijk, bijvoorbeeld als een inkoopfactuur in een betaalbatch heeft gezeten. In het stappenplan hieronder wordt weergegeven hoe je een wijziging in een huurafrekening kan aanbrengen door middel van het toevoegen van handmatige transacties in de bank. In dit stappenplan zijn we er vanuit gegaan dat de fout wordt veroorzaakt door een inkoopfactuur die bij de verkeerde eigenaar is ingeboekt en vervolgens betaald. Het heropenen van de foutieve factuur en de hierbij betrokken betaling(en) is niet meer mogelijk.
Let op: deze werkwijze is alleen relevant als er op basis van banktransacties met een eigenaar wordt afgerekend.
- Maak een credit inkoopfactuur aan voor de administratie waar de factuur abusievelijk in is opgevoerd
- Voer de inkoopfactuur nogmaals op en verwerk deze in de juiste administratie
- Zorg ervoor dat beide facturen goedgekeurd zijn, voordat de rest van het stappenplan gevolgd wordt
- Navigeer naar 'Admin'→ 'Financieel' → 'Bankmutaties' en zet de optie 'Afschrift wijzigen toestaan' aan.
- Navigeer naar de betaalrekening van de eigenaar door naar de module 'Financieel' en de optie 'Bank' te navigeren en de rekening in kwestie in Bloxs te openen
- Klik op de optie 'Transactie toevoegen' om een nieuwe transactie in de bank toe te voegen. Houd bij het invoeren van de beschikbare velden rekening met hoe de transacties in de huurafrekening worden getoond, zowel qua omschrijving als qua datum. Na de velden te hebben ingevuld, kan door op 'Opslaan' te klikken de transactie aan de bank worden toegevoegd. Bij de gemaakte transactie komt er nu voor de omschrijving een icoon van een poppetje te staan. Dit geeft aan dat deze transactie handmatig is toegevoegd
- Om het bankrekeningsaldo kloppend te houden en de transactie bij de juiste eigenaar in te boeken, is het zaak om de vorige stap te herhalen, maar dan met een negatief bedrag (mits in de vorige stap een positief bedrag is ingevuld) Voeg nogmaals een transactie toe en sla ook deze op
- Letter de positieve transactie af tegen de gemaakte credit inkoopfactuur, door de gemaakte transactie aan te klikken en op 'Openstaande post zoeken' te klikken. Selecteer de factuur en voeg deze toe
- Klik vervolgens op de negatieve transactie en letter deze af tegen de correcte inkoopfactuur door deze middels de 'Openstaande post zoeken' knop deze te selecteren en toe te voegen
- Na beide facturen te hebben geselecteerd, kunnen de transacties geboekt worden door op 'Alles boeken' boven aan de pagina te klikken
- Navigeer nogmaals naar het 'Admin' menu en klik hier op 'Financieel' en 'Bankmutaties' in het linker menu
- Zet de optie 'Afschriften wijzigen toestaan' uit
- In de eerst volgende huurafrekening zal de positieve transactie bij de eerste eigenaar worden teruggestort en bij de juiste eigenaar alsnog in rekening worden gebracht.
Let op: 'Afschriften wijzigen toestaan' zorgt er voor dat transacties handmatig toegevoegd en verwijderd kunnen worden uit de bank. Dit maakt dat de functie zeer foutgevoelig is. Het is daarom van groot belang om de functie uit te zetten als deze niet gebruikt wordt.