Bloxs biedt de standaardmogelijkheid om te werken met taken. In dit artikel gaan we in op wat u hiermee kunt bereiken, wat de opties zijn en hoe u hier slimmer gebruik van kunt maken. Taken kunnen automatisch worden aangemaakt voor bepaalde functionaliteiten, maar het is natuurlijk ook mogelijk om taken handmatig aan te maken en te koppelen aan een onderdeel in Bloxs.
Allereerst worden op het dashboard drie tegels voor taken onderscheiden: een tegel met alle taken, een tegel met taken specifiek voor installaties en taken specifiek voor meldingen. Op het dashboard worden taken weergegeven met een zichtbaarheidsdatum van vandaag of eerder, die nog niet zijn afgerond. Als u op het belletje rechtsboven naast het vraagteken klikt, kunt u de taken bekijken die aan een specifieke medewerker zijn toegewezen. Op deze manier kan de medewerker direct na het inloggen zien hoeveel taken er aan hem/haar zijn toegewezen.
Bij het aanmaken van een nieuwe taak verschijnen verschillende invulvelden, die voor de meeste categorieën ingevuld kunnen worden, met uitzondering van financiële en overige categorieën. Na het selecteren van een categorie wordt het bijbehorende veld weergegeven. Op deze manier kunt u taken aanmaken en koppelen aan specifieke onderdelen in het systeem. Zo kunt u altijd terughalen welke taken specifiek voor dat object of die relaties zijn aangemaakt en wie ze heeft afgerond.
Ook is het eenvoudiger om vanuit het dashboard te navigeren naar het specifieke onderdeel in Bloxs. Taken kunnen vanuit het dashboard aangemaakt worden en aan een onderdeel van Bloxs gekoppeld worden. Het is uiteraard ook mogelijk om vanuit een relatiekaart of objectenkaart een nieuwe taak aan te maken via het tabblad 'taken'. Met de functionaliteit voor taken kunt u gemakkelijk taken toewijzen aan collega's en is het niet langer nodig om hierover onderling te mailen. Alle andere collega's kunnen ook zien dat een bepaalde taak moet worden uitgevoerd, waardoor iedereen inzicht heeft in welke acties moeten worden uitgevoerd. Hierdoor kan er niets worden vergeten in een mail bij ziekte of om andere redenen.
Naast de handmatige taken die in het systeem worden gemaakt, zijn er ook systeemtaken die automatisch worden aangemaakt. Deze taken zullen we kort bespreken.
In de technische module bij meldingen worden bijvoorbeeld automatisch taken aangemaakt in bepaalde situaties, zoals wanneer er een reactie (email) op een melding binnenkomt. Deze taken kunnen worden gekoppeld aan de behandelaar van de melding. Ook worden automatisch taken aangemaakt wanneer bepaalde prioriteringen worden overschreden. In de installatiemodule worden bijvoorbeeld taken aangemaakt wanneer herinnerings- of onderhoudsdatums zijn verstreken.
Bij contracten worden ook automatisch taken aangemaakt, bijvoorbeeld wanneer de expiratiedatum verstreken is. Daarnaast genereert het systeem taken, bijvoorbeeld wanneer er een verschil is in het banksaldo tussen de Bloxs en de bank, of wanneer een email koppeling niet meer actief is.