De meeste huurders dienen een waarborgsom te betalen bij aanvang van hun huurcontract. Gedurende de looptijd van het contract blijft deze waarborgsom in beheer van de verhuurder (of beheerder) en deze wordt doorgaans binnen enkele weken na het einde van het contract terugbetaald aan de huurder. In dit artikel gaan we dieper in op het verwerken van deze waarborgsommen in Bloxs. Het is van groot belang voor een nauwkeurige administratie en waarborgsommen rapportage in Bloxs dat de financiële verwerking bij het uitbetalen op correcte wijze wordt uitgevoerd. Ten eerste dient de ontvangst van de waarborgsom nauwkeurig te worden geregistreerd, hetzij door het correct aanmaken van de eerste huurfactuur, hetzij door de juiste beginstand boekingen in Bloxs bij aanvang van het gebruik van Bloxs.
Wanneer wordt doorgaans de waarborgsom uitbetaald?
- De waarborgsom wordt terugbetaald nadat het huurcontract is opgezegd door de huurder of verhuurder.
- De factuur voor de waarborgsom wordt gegenereerd na de eindinspectie of eindcontrole van het gehuurde object.
Kunnen er kosten worden afgetrokken van de waarborgsom?
- Naast de waarborgsom kunnen eventuele kosten die gemaakt zijn om het object in oorspronkelijke staat terug te brengen worden afgetrokken van de waarborgsom.
- Deze kosten worden in rekening gebracht bij de huurder.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat de waarborgsom correct wordt gecrediteerd?
- Zorg ervoor dat de volledige waarborgsom wordt geboekt om de juiste administratie bij te houden.
- Eventuele doorbelasting van kosten kan worden gedaan door middel van een tweede factuurregel of met een afzonderlijke doorbelasting factuur. Dit zijn keuzes die u als gebruiker van Bloxs zelf kunt maken.
- Correcte manier van verwerken van het verrekenen van de waarborgsom met eventuele kosten, zie onderstaand screenshot.
Zodra de factuur is opgemaakt en definitief is verwerkt, zal deze worden klaargezet in de uitgaande mail. Als er een doorbelasting is gefactureerd richting de huurder, kunt u deze inkoopfactuur als bijlage toevoegen aan de mail die gereed staat om te worden verzonden.
Na het opmaken van de eindfactuur, kunt u het creditsaldo uitbetalen, indien van toepassing (voor onderstaande is het noodzakelijk dat de functie 'Creditsaldo uitbetalen' aanstaat). Hier zijn de stappen die u moet volgen om de waarborgsom uit te betalen:
1. Ga naar de relatiekaart van de huurder en klik op de betaalknop "credit saldo uitbetalen". Zie onderstaand screenshot.
- Als er geen creditsaldo is, is het niet mogelijk om een deel van het openstaande bedrag uit te betalen. Zie onderstaand screenshot.
2. Als alternatief kunt u ook op de tegel 'betalingen' klikken en vervolgens op "credit saldo uitbetalen" klikken. Het voordeel is dat u hier in één keer voor veel huurders tegelijk het creditsaldo kunt uitbetalen.
Let op: Als er wel een creditsaldo is, worden alle openstaande facturen meegenomen in de verrekening. Als een huurder nog openstaande bedragen heeft, wordt hier automatisch rekening mee gehouden en ontvangt de huurder alleen het deel waar de huurder recht op heeft.