Met de functie 'Servicekostenafrekeningen' kunt u servicekostenafrekening facturen genereren. De functie verdeelt de servicekosten over de huurders en verrekend dit met de voorschotbedragen.
1. Instellen van de functie in Admin
Om servicekostenafrekeningen te kunnen maken moet de functie aangezet worden in Admin. Ga hiervoor naar 'Admin' → 'Financieel' → 'Servicekostenafrekeningen' en doorloop alle instellingen.
Hier stelt u onder andere in welke grootboekrekeningen meegenomen moeten worden als voorschotten en welke grootboekrekeningen als servicekosten, met de bijbehorende verdeelsleutels.
Voor meer uitleg over de Admin instellingen, zie het volgende artikel: Financieel - Servicekostenafrekeningen
2. Instellingen servicekosten Complex of Gebouw
Om een servicekostenafrekening voor een Complex of Gebouw te maken, moeten eerst de instellingen voor dat object worden ingesteld:
- Ga naar het Complex of Gebouw
- Klik op het tabblad 'Instellingen servicekosten'
- Klik op 'Wijzigen'
- Zet 'Servicekostenafrekening maken' AAN
- Zet 'Automatisch servicekostenafrekening maken' aan, als er elk jaar een afrekening automatisch klaar moet worden gezet. U kunt dit ook later aanzetten.
- Klik op 'Opslaan'
Vervolgens verschijnen de grootboekrekeningen die gebruikt worden voor de servicekostenafrekening. Mist u hier een grootboekrekening? Dan kan dit aangepast worden in 'Admin' → 'Financieel' → 'Servicekostenafrekeningen'.
Per grootboekrekening worden de voorkeursinstellingen getoond. Dit zijn de verdeelsleutel, begunstigde van de administratiekosten en het adminstratiekosten percentage.
U kunt afwijken van deze voorkeursinstellingen d.m.v. het potlood-icoontje in de laatste kolom.
3. Aanmaken van de servicekostenafrekening
De servicekostenafrekening kan als volgt aangemaakt worden:
- Ga naar het Complex of Gebouw
- Klik op het tabblad 'Servicekostenafrekening'
- Klik op + Servicekostenafrekening
- Kies de gewenste periode. Dit mag maximaal 12 maanden zijn.
- Klik op 'Maak servicekostenafrekening'
- Vervolgens wordt een concept servicekostenafrekening geopend. Dit concept is ook terug te vinden via het Dashboard → Tegel 'Servicekosten - Te behandelen' (potlood icoon).
4. Controleren van de afrekening
In de afrekening wordt het volgende getoond:
Algemene gegevens
Het unieke nummer van de afrekening, de eigenaar, het complex of gebouw, de periode van de afrekening en hoeveel dagen er in die periode zitten.
Te verdelen servicekosten
Hier worden de volgende kosten getoond:
- Alle kosten die op de servicekosten grootboekrekeningen zijn geboekt;
- in de servicekostenperiode van deze afrekening;
- op dat Gebouw/Complex (of Bouwdeel of Unit van het Complex).
Klik op de 3-horizontale blauwe streepjes om de details te zien van de boekingen. Daarin wordt getoond welke boekingen dit zijn. Dit kunnen inkoop-, bank en memoriaalboekingen zijn.
In de kolommen wordt getoond welke kosten al verdeeld zijn o.b.v. de verdeelsleutels en wat de administratiekosten zijn.
Wordt de verdeelsleutel 'Vrij toewijzen' gebruikt, dan kunt u de kosten zelf verdelen. Klik daarvoor op het rode driehoek icoon in de kolom 'Verschil'.
Verhuurbare eenheden
Hier worden de Units getoond, per Unit wordt de huurder en huurperiode aangegeven.
Klik op een Unit om de details te zien. Vervolgens wordt de verdeling van de kosten getoond.
5. Aanpassen van de afrekening
Wilt u de 'Te verdelen servicekosten' aanpassen? Zie het volgende artikel: Servicekostenafrekening - Aanpassen van de geboekte servicekosten
Wilt u de verdeling van de servicekosten over de verhuurbare eenheden aanpassen? Zie het volgende artikel: Servicekostenafrekening - Aanpassen van de verdeling van de servicekosten
6. Verwerken van de afrekening
Klik op 'Verwerken' om de afrekening definitief te maken.
Vervolgens worden de servicekostenafrekening facturen klaar gezet ter goedkeuring. Dit is te vinden op het Dashboard → Tegel 'Servicekosten - Goed te keuren' (duim omhoog icoon).
Na het goedkeuren van een servicekostenafrekening factuur wordt een e-mail klaargezet bij op het Dashboard → Te verzenden.
Bij het afkeuren van een servicekostenafrekening factuur wordt de gehele servicekostenafrekening heropen en teruggezet naar 'Concept'. De facturen moet dus allemaal goedgekeurd worden om de afrekening volledig te kunnen verwerken.