Wanneer de bankgegevens worden ingelezen, genereert Bloxs matches met openstaande facturen en huurafrekening betalingen. Als er op basis van deze criteria geen match wordt gemaakt, kunt u de functie "Boekingsregels toewijzen aan banktransacties" gebruiken. U kunt bijvoorbeeld aangeven welke bankrekening en welke tegenrekening altijd op dezelfde grootboekrekening geboekt moeten worden.
Automatisch matchen banktransacties
Op het moment dat de bank wordt ingelezen, zal Bloxs in eerste instantie proberen een automatische match te maken met een transactie op basis van de betaal- of de incassobatch die is aangemaakt in Bloxs. Het koppelen aan een betaal- of incassobatch is voor Bloxs de hoogste kwalitatieve koppeling die gemaakt kan worden. Op het moment dat de functie 'betaling en ontvangsten onderweg' aanstaat en er wordt een transactie herkend op basis van een betaal- of incassobatch, zal Bloxs deze ook automatisch doorboeken in de administratie.
Op het moment dat een transactie niet herkend wordt op basis van een incasso- of betaalbedrag, gaat Bloxs proberen de relatie te herkennen aan de hand van de IBAN die vastgelegd is in Bloxs bij de relatie. Op het moment dat ook in de omschrijving herkenning van het factuurnummer plaatsvindt, maakt Bloxs ook een koppeling met de desbetreffende factuur. U heeft de mogelijkheid om ook deze transacties automatisch door te boeken in uw administratie.
De laatste criteria voor het herkennen van transacties is op basis van de IBAN van de tegenrekening. Aan de hand van deze IBAN kan de relatie in Bloxs worden gekoppeld. Bloxs kijkt dus niet naar de naam die in de transactie te herleiden is. Op het moment dat een transactie wordt herkend puur aan de hand van de tegenrekening, zal Bloxs automatisch bij de meest oude of nieuwe openstaande post van deze relatie de factuur koppelen. Dit is afhankelijk van uw configuratie wensen. Ook is het mogelijk om deze transacties automatisch te boeken in uw administratie zonder dat u deze beoordeelt.
Welke mogelijkheden heb ik om dit te verbeteren?
Hieronder staan een aantal mogelijkheden die het automatisch matchen van bankmutaties kunnen verbeteren.
- Gebruikmaken van betaal- en incassobatches die Bloxs aanbiedt - Dit is de grootste garantie dat een transactie gekoppeld kan worden aan een factuur.
- Door gebruik te maken van betaalbatches zorg je sowieso voor tijdbesparing.
- Opvoeden van huurders - Huurders kunnen worden opgevoed om bij het betalen het factuurnummer te vermelden, zodat de juiste factuur wordt herkend bij de betalingen.
- Opslaan van IBANs - Zorg ervoor dat IBANs alleen bij de hoofdhuurder worden opgeslagen. Op het moment dat IBAN's worden herkend in de bank en de IBAN komt bij meerdere relaties in Bloxs voor, zorgt dit ervoor dat er geen match wordt gemaakt.
- Indien er meerdere huurders betalen voor hetzelfde contract is het advies om (1) de huurders te laten betalen vanaf één bankrekening of (2) de bankrekeningen van de medehuurders handmatig toe te voegen bij de hoofdhuurder. Enkel bankrekeningen die bij de hoofdhuurder staan opgeslagen, worden gebruikt in het automatisch matchen van de facturen.
- Eventueel kan het dus nodig zijn om een opschoonactie te houden om hetzelfde rekeningnummer bij verschillende relaties te voorkomen.
- Transacties die geboekt moeten worden op een huurafrekening of factuur kunt u eventueel automatiseren door de functies "Boekingsregels toewijzen aan banktransacties" en "Banksaldo automatisch afromen".
Door deze stappen te volgen, kunt u het proces van automatisch matchen van bankmutaties verbeteren en efficiënter de bankmutaties te verwerken in Bloxs.