Tijdens de implementatie van Bloxs in uw organisatie of wanneer u een portefeuille overneemt nadat Bloxs al is geïmplementeerd, is het mogelijk om alle boekingen van een boekjaar te importeren in Bloxs. Dit gebeurt vaak samen met een van onze consultants, die een specifiek plan zal opstellen. Boekingen overnemen vanuit een ander boekhoudprogramma is op twee manieren te realiseren: zelfstandig of samen met een consultant een memoriaal import realiseren. Of optie twee, een Bloxs consultant ontvangt een XAF Audit file vanuit het andere boekhoudprogramma en wij kunnen dit bestand omzetten tot een import definitie (ook dit wordt via een memoriaal boeking uiteindelijk ingelezen).
Memoriaal boekingen importeren
De eerste route is dat er een memoriaal import wordt samengesteld (zie ook onze FAQ over onze import mogelijkheden). Indien er voor deze mogelijkheid wordt gekozen en de werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd, is wel het advies om dit met een consultant te bespreken tijdens een afspraak of een service management uur te reserveren om dit proces voor te bespreken. Naar de volgende punten moet goed gekeken worden:
- Op een aantal grootboekrekeningen kan niet geboekt worden via een memoriaal (bepaalde systeemrekeningen zoals debiteuren, crediteuren, betalingen onderweg). De oplossing is om een tijdelijke grootboekrekening aan te maken (geen systeem grootboekrekening) en hierop deze boekingen te maken.
- Er moet een vertaling gemaakt worden van het grootboekschema dat is gebruikt in het vorige boekhoudprogramma naar het te gebruiken grootboekschema in Bloxs.
- De boekingen moeten worden gerelateerd aan relaties, objecten en contracten door middel van referentienummers.
- Elke boeking moet een unieke boekingsreferentie krijgen in een memoriaal boeking.
XAF bestand omzetten
Optie 2 is dat een Bloxs consultant een XAF audit file van het vorige boekhoudprogramma ontvangt. Wij kunnen dit bestand converteren naar import bestanden. Echter zitten in de import een aantal restricties waar rekening mee moeten worden gehouden in overleg tussen de consultant en de klant:
- Bij het omzetten van de XAF-bestand leest de Bloxs consultant nieuwe relaties en grootboekrekeningen in. Deze relaties en grootboekrekeningen moeten worden samengevoegd met eventueel reeds bestaande relaties en grootboekrekeningen. De klant moet hierin aangeven welke grootboekrekeningen samengevoegd moeten worden.
- Eventueel moet er aansluiting worden gevonden in de objecten vanuit het vorige boekhoudprogramma, zodat bij de boekingen de object context meegegeven kan worden.
- Om openstaande posten voor debiteuren en crediteuren te generen, is het nodig om voor de openstaande bedragen een verkoopfactuur (debiteuren) of inkoopfacturen (crediteuren) te genereren.
Indien u samen met een Bloxs consultant dit traject wilt doornemen, is het uiteraard mogelijk om contact op te nemen met onze support afdeling, met uw vaste consultant of een service management uur te reserveren.