Met de functie 'scan en herken', worden inkoopfacturen ingelezen en factuurgegevens worden automatisch ingevuld. Om de resultaten van het invullen te verbeteren, kunt u het volgende doen.
1. Verbeteren resultaten - algemeen
- Alleen de volgende type bestanden worden toegevoegd:
- Afbeeldingen (.jpeg, .png, .gif, .bmp)
- UBL (dit is een XML bestand die speciaal is ontwikkeld voor elektronisch facturen, vraag u leverancier of dit meegestuurd. Dit type bestand wordt het beste 'herkend')
- De minimale bestandsgrootte van het bestand moet 15KB zijn
- Zorg dat bij de 'Leveranciers' zoveel mogelijk gegevens zijn ingevuld. Zoals:
- KvK nummer
- BTW nummer
- Bankrekeningnummer
- Financiële voorkeursgegevens: zoals de betaalwijze, betaaltermijn en grootboekrekening
- Voorkomt dat Leveranciers dubbel in het systeem staan.
- Archiveer de niet gebruikte Leveranciers.
- Wilt u beide leveranciers behouden maar met elkaar samenvoegen? Dit kunt u niet zelf doen. Neem hiervoor contact op met de helpdesk.
- Voorkom dat Eigenaren dubbel in het systeem staan.
2. Verbeteren resultaten - pdf of afbeeldingsbestand
- Vraag de leverancier om UBL bestanden mee te sturen. Dit is een XML bestand die speciaal is ontwikkeld voor elektronisch facturen, gegevens van dit type bestand worden het beste herkend.
- Voorkom dat gescande documenten worden gestuurd maar vraag om het originele pdf bestand of afbeelding.
- Zorg dat de factuur wordt geadresseerd aan de Eigenaar/administratie waarin de factuur geboekt moet worden.
- Zorg dat de naam van de Eigenaar correct is gespeld (op de factuur en in Bloxs).