Als een servicekostenafrekening klaar staat in Concept, dan wordt bij het onderdeel 'Verhuurbare eenheden' de verdeling van de servicekosten per huurder getoond. In dit artikel wordt toegelicht hoe deze verdeling aangepast kan worden.
1. Aanpassen van de verdeelsleutel
Is de verdeling niet correct omdat de verkeerde verdeelsleutel is gebruikt? Dan kan de verdeelsleutel als volgt aangepast worden:
- Ga naar het Complex of Gebouw
- Klik op het tabblad 'Instellingen servicekosten'
- Pas de verdeelsleutel van de grootboekrekening d.m.v. het potlood-icoon
- De aangepast verdeling wordt gelijk doorgevoerd in de servicekostenafrekening
Zijn de standaard verdeelsleutels niet geschikt? Gebruik dan de verdeelsleutel 'vrij toewijzen' (zie punt 4 voor meer uitleg).
2. Aanpassen van de input voor de verdeelsleutel
Is de verdeelsleutel juist maar worden de kosten niet goed verdeeld, dan kan de oorzaak liggen in de input voor de verdeelsleutel.
Is de verdeelsleutel bijvoorbeeld VVO, maar zijn de juiste oppervlaktes niet ingevoerd, dan kan dit aangepast worden bij de betreffende Units. Ga hiervoor naar de Unit en kik op 'Wijzigen' om de oppervlaktes aan te passen.
De aangepaste verdeling wordt gelijk doorgevoerd in de servicekostenafrekening.
3. Kosten moeten niet verdeeld worden over alle Units
Zijn de kosten op het gehele Complex geboekt, dan worden de kosten verdeeld over alle Units van dat Complex.
Doen niet alle Units hier aan mee? Dan kan dit op verschillende manieren opgelost worden.
Boeking aanpassen van Complex naar één Bouwdeel of Unit
Is een inkoopfactuur bijvoorbeeld op het gehele Complex geboekt, maar moet dit op één Bouwdeel* of één Unit zijn, dan kan dit als volgt aangepast worden:
- Ga naar de betreffende inkoopfactuur
- Ga naar de factuurregels en klik op het potlood icoon bij het Object. Is dit icoon niet zichtbaar, zet dit dan aan in 'Admin' → 'Financieel' → 'Inkoopfacturen'.
- Pas het object aan
*Gebruik Bouwdelen
Met behulp van Bouwdelen kunt u Units in een Complex groeperen.
Kosten die op het Bouwdeel worden geboekt, worden dan alleen verdeelt over de Units in dat Bouwdeel.
De bouwdelen kunnen als volgt aangemaakt worden:
- Ga naar het Complex en klik op het tabblad 'Bouwdelen'. Is dit niet zichtbaar, zet dit dan aan in 'Admin' → 'Objecten' → 'Complex categorieën'
- Klik op + Bouwdeel
- Vul de gegevens in
- Ga naar de Units die bij dit Bouwdeel moeten horen
- Klik op 'Wijzigen' en selecteer het Bouwdeel waar de Unit bij hoort
Boeking aanpassen van Complex naar meerdere Bouwdelen of Units
Is een inkoopfactuur op het gehele Complex geboekt, maar dit op meerdere specifieke Bouwdelen of Units worden geboekt? Probeer dan de factuur te heropenen en de factuurregels op te splitsen.
Lukt dit niet of wilt u dit niet per inkoopfactuur verdelen, dan kunt u de kosten verdelen d.m.v. een memoriaalboeking of gebruik maken van de verdeelsleutel vrij toewijzen.
4. Vrij toewijzen
Met de verdeelsleutel 'Vrij toewijzen' kunt u zelf de kosten verdelen over de huurders/units. Dit werkt als volgt:
- Ga naar het Complex of Gebouw
- Klik op het tabblad 'Instellingen servicekosten'
- Pas de verdeelsleutel van de grootboekrekening d.m.v. het potlood-icoon aan naar 'Vrij toewijzen'
- Ga naar de concept servicekostenafrekening
- Klik op het rode driehoek icoon in de kolom 'Verschil'
- Vervolgens verschijnt een scherm waarin de kosten per huurder ingevuld kunnen worden.
