Met Bloxs kunt u een betalingsregeling aanmaken voor één of meerdere openstaande posten van een debiteur. Zodra de betalingsregeling definitief is verwerkt, worden alle bijbehorende facturen afgeboekt. Vervolgens wordt de betalingsregeling maandelijks en in gelijke termijnen ingeboekt op het moment dat er voor de specifieke maanden wordt geprolongeerd. Hierdoor voorkomt u dat huurders aanmaningen ontvangen voor de openstaande posten die onderdeel zijn van de betalingsregeling. Op dit moment is deze functionaliteit alleen beschikbaar voor Bloxs klanten die geen gebruik maken van huurafrekeningen.
Stappenplan voor het aanmaken van een betalingsregeling:
- Navigeer naar de relatiekaart van de debiteur:
- Ga naar de relatiekaart van de desbetreffende debiteur.
- Klik op het tabblad Financieel.
- Openstaande posten selecteren:
- Indien er één of meerdere openstaande posten zijn, klikt u rechtsboven op de knop Betalingsregeling.
- Betalingsregeling instellen:
- In het vervolgscherm kunt u de betalingsregeling configureren. U geeft hier aan:
- Welke openstaande posten in de betalingsregeling moeten worden opgenomen (één specifieke factuur of alle openstaande facturen).
- Vanaf welke datum de betalingsregeling ingaat.
- De betaaltermijn (bijvoorbeeld maandelijks).
- Het aantal termijnen waarin de betaling moet worden voldaan.
- Vanuit de betalingsregeling worden maandelijks facturen aangemaakt. U heeft hierbij de mogelijkheid om te kiezen of deze facturen verzonden moeten worden.
- In het vervolgscherm kunt u de betalingsregeling configureren. U geeft hier aan:
- Betalingsregeling opslaan en goedkeuren:
- Nadat u de betalingsregeling heeft aangemaakt, vindt u deze terug onder Contracten> Betalingsregelingen.
- Een betalingsregeling staat aanvankelijk in concept en moet nog worden goedgekeurd.
- Zodra u de betalingsregeling activeert, wordt deze meegenomen in de maandelijkse prolongatie.
- Bevestiging naar de huurder sturen:
- Na goedkeuring of activering kunt u een bevestiging naar de huurder sturen. U heeft hierbij de volgende opties:
- Direct een e-mail versturen.
- De e-mail als concept opslaan.
- Geen bevestiging versturen (bijvoorbeeld als de betalingsregeling eerder is bevestigd).
- U kunt kiezen uit verschillende templates voor de bevestiging van de betalingsregeling. Deze templates kunnen worden beheerd onder Admin.
- Na goedkeuring of activering kunt u een bevestiging naar de huurder sturen. U heeft hierbij de volgende opties:
Overzicht en beheer van de betalingsregeling:
Binnen de betalingsregeling heeft u toegang tot verschillende tabbladen voor gedetailleerde informatie en beheer:
- Tabblad Opgenomen posten:
Hier ziet u welke facturen in de betalingsregeling zijn opgenomen. - Tabblad Termijnen:
Hier vindt u een overzicht van de termijnen waarin de betaling moet worden voldaan. - Tabblad Facturen:
Hier worden alle facturen weergegeven die vanuit de betalingsregeling zijn gegenereerd. - Tabblad Bestanden:
Hier kunt u documentatie en overige bestanden met betrekking tot de betalingsregeling opslaan. - Tabblad Communicatie:
Alle inkomende en uitgaande communicatie over de betalingsregeling wordt hier opgeslagen. U kunt ook notities toevoegen. - Tabblad taken:
Alle taken voor interne acties gerelateerd aan deze betalingsregeling kun je hier terugvinden.
Annuleren van een betalingsregeling:
Indien een betalingsregeling wordt geannuleerd, wordt er automatisch een boekingsregel aangemaakt om de openstaande posten weer terug te zetten naar hun oorspronkelijke status. Op het tabblad Financieel blijft inzichtelijk welke openstaande posten er zijn en welke betalingsregelingen met de huurder zijn afgesproken.